Definition Abnahme

(In Anlehnung an Wikipedia)

Der juristische Begriff "Abnahme" bezeichnet allgemein eine Erklärung, dass eine Sache oder ein Zustand bestimmten Kriterien entspricht, so insbesondere dass ein Werk als erfüllungstauglich bestätigt wird.
Der Abnahme kommt im Hinblick auf verschiedene Tatbestände eine besondere Bedeutung zu bzgl.:

  • Der Vergütung der Leistung
  • Des Gefahrenübergangs 
  • Der Umkehr der Beweislast bei Mängeln
  • Dem Start von Verjährungsfristen
  • Der Verwirkung von Vertragsstrafen
  • ...
Für den Werkvertrag ist die Abnahme in Deutschland in §640 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt. Sie ist die Erklärung des Bestellers (Auftraggeber), dass er das Werk akzeptiert, und somit von erheblicher Bedeutung für die Abwicklung eines Werkvertrages. Der Auftragnehmer hat Anspruch auf die Abnahme, wenn das Werk – abgesehen von unwesentlichen Mängeln – vertragsgemäß hergestellt ist. Die Abnahme ist vom Auftraggeber ausdrücklich zu erklären, in der Praxis erfolgt aber häufig nur eine stillschweigende Abnahme (konkludente Abnahme), die z.B. in der Regel in einer vollständigen Zahlung der Vergütung gesehen werden kann. Außerdem tritt die Abnahme ohne Erklärung des Auftraggebers ein (fiktive Abnahme), wenn der Besteller zur Abnahme verpflichtet ist und die Abnahme trotz Fristsetzung des Unternehmers nicht erklärt. Neben den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches gibt es noch weitergehende Regelungen  z.B. bei Bauverträgen mit VOB/B (Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen).

Was heißt Abnahme im Kontext von Projekten?

Neben der Abnahme im vertragsrechtlichen Sinn gibt es in Projekten auch Abnahmen aus dem Qualitätsmanagement. Projekte (z.B. firmeninterne Projekte) setzen nicht zwangsläufig ein Vertragsverhältnis voraus, dennoch findet eine Abnahme auch in solchen Projekten häufig eine analoge Anwendung.

(1) Abnahme im vertragsrechtlichen Sinn

Im vertragsrechtlichen Sinn erfolgt eine Abnahme, wenn eine Leistung vertragsmäßig erbracht wurde. In der Praxis erweist sich die vertragsmäßige Definition/Beschreibung einer Leistung aber häufig als unvollständig, missverständlich oder interpretationsbedürftig. Idealerweise haben Auftraggeber und Auftragnehmer bereits bei Auftragserteilung einvernehmlich die Liefergegenstände samt Abnahmekriterien festgelegt. Dies kann z.B. im Projektauftrag oder entsprechenden Projektartefakten (Lastenheft, User Stories, Use Cases,...) erfolgen. Mitunter sind die Liefergegenstände bei Projektbeginn noch nicht definiert, sondern müssen ebenfalls erst im Projektverlauf erarbeitet werden.

In der DIN 69001-5:2009 wird die Abnahme auch als "unternehmerische Entscheidung des Auftraggebers" bezeichnet. (Quelle Projektmagazin) Dies macht auch deutlich, dass Auftraggeber und Auftragnehmer unterschiedliche Interessen haben können. Der grundlegende Konflikt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird in der Principal-Agent-Theorie (Wikipedia) thematisiert. In der Praxis kommt bei entsprechenden Konflikten ein Claimmanagement (Wikipedia) zum Tragen, in dem die beteiligten Parteien versuchen ihre jeweiligen Forderungen durchzusetzen.

(2) Abnahmen im Qualitätsmanagement

Abnahmen, auch Teilabnahmen oder Zwischenabnahmen können auch im Qualitätsmanagement eines Projektes und als Meilensteine eingesetzt werden
Das Qualitätsmanagement im Projektmanagement verfolgt zwei Zielsetzungen: Zum Einen die Sicherstellung der Produktqualität, zum Anderen der Sicherstellung der Qualität in den Projektmanagement-Prozessen. Im ersten Fall können im Rahmen der Qualitätssicherung Abnahmen eingesetzt werden (Wikipedia: Qualitätsmanagement in Projekten).

Methoden und Werkzeuge der Abnahme

  • Abnahmekriterien 
  • Abnahmetest 
  • Abnahmeprotokoll
  • Abnahmeerklärung, Abnahmebestätitgung
  • ...

Burghardt (Projektmanagement, 6. Auflage, Erlangen 2002, S. 464ff) zieht für die Abnahme einen Produktübernahmebericht heran, bestehend aus:

  1. Übergabprotokoll
    1. Angaben zu Übergabeobjekten
    2. Dokumentation
    3. Angaben zu Leistungsmerkmalen (Funktionsumfang, Qualitätseigenschaften, Einsatzumwelt, Prüfmöglichkeiten)
    4. Übergabemodalitäten (Form der Übergabe,  Verantwortlichkeiten, Abnahmefristen, Abnahmeunterstützung)
  2. Übernahmeprotokoll
    1. Übernahmeobjekte
    2. Durchgeführte Prüfungen
    3. Festgestellte Mängel
    4. Nachforderungen an den Auftragnehmer
      1. offene Mängel
      2. Fehlerbereinigungen
      3. technische Änderungen
      4. Dokumentationserweiterungen
      5. Preiskorrekturen
      6. ...
    5. Abnahmeentscheidung mit Abnahmekommentar und Nachbesserungsfristen

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