Ich glaube ziemlich jeder hat schon mindestens einmal den Überblick über seine anstehenden Aufgaben verloren. Und so gibt es eine Menge Tools, Methoden etc., um sich aus der Misere wieder zu befreien. Wenn man durchgehend mit vielen Aufgaben konfrontiert ist, wird man gerne seine Selbstorganisation über Software lösen, die sich zwischen Rechner und Smartphone synchronisiert. Um Ordnung in einem Projekt zu schaffen, bietet sich eine Aufgabenliste an. Über die Wichtigkeit täglicher Aufgabenplanung habe ich bereits in meinem Blog gepostet: 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen. Folgendes Excel-Sheet bringt aus meiner Sicht die wichtigsten Aspekte zusammen, um seine Arbeit zu organisieren:

Folgende Daten können erfasst werden:

  1. Kategorien, um Ihre Aufgaben zu strukturieren
  2. Priorität
  3. Wichtigkeit nach Eisenhowers ABC-Quadranten
  4. Dringlichkeit, ebenfalls nach Eisenhower
  5. Beschreibung der Aufgabe
  6. Status
  7. Delegationslevel
  8. Wiedervorlagedatum
  9. Abgabetermin
  10. Dauer

Durch Ausblenden von Spalten kann man sich schnell seine eigene Liste zusammenbauen. Um jetzt noch Eisenhowers ABC-Quadranten kurz zu erläutern:

Aus der Einordnung der Aufgaben in die Quadranten fallen Randbedingungen für deren Umsetzung heraus:

  1. A – sofort erledigen
  2. B – planen, terminieren
  3. C – reduzieren, eliminieren, delegieren
  4. D – Bodensatz
  5. x – Papierkorb

Das Ganze ist ein Klassiker und stammt wie viele Aspekte des Projektmanagements aus dem Bereich des Militärs. Wenn Sie möchten, können Sie mit dem Template auch gleich eine Zeitinventur durchführen, um Ihrer Arbeitsweise analysieren zu können:

Hier einige Hinweise für die Nutzung des Templates.

  • Wenn weniger als 90% der Kästchen in der Zeitinventur kein Kreuzchen aufweisen, wird zur Warnung unten ein roter Balken eingeblendet, d.h. Sie haben möglicherweise Aufgaben durchgeführt, die Sie hätten ablehnen können/sollen.
  • Die Spalte Priorität wird automatisch erreichnet. Dazu müssen Sie die Spalten Wichtigkeit und Dringlichkeit wie folgt füllen: kein Eintrag stellt den geringsten Wert dar, ein kleines “d” für Dringlichkeit bzw. “w” für Wichtigkeit entspricht dem normalen Niveau, ein großes “D” bzw. “W” steht für besonders dringlich bzw. wichtig.
  • Sobald ein Reviewtermin in der Vergangenheit oder auf dem aktuellen Tag liegt, wird er rot markiert.

Quellen

Die Excel-Vorlage gibt es im Blog Unlocking Potential (Leider existiert das Blog von Andreas nicht mehr, daher gehen alle Links auf ein Webarchive):

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3 Comments

  1. Setup von Reiner Schindler umgezogen, darum Kommentar von Reiner Schindler entfernt.

  2. Finde ich toll aber leider verweist der Link ins Leere! By the way, gibt es hier irgendwo eine Funktion, um solche Probleme "offiziell" zu melden?

     

    1. Danke! Stimmt der Link verweist ins Leere, was leider auch nicht zu ändern sein dürfte, weil Andreas leider verstorben ist und es sein Blog seither nicht mehr gibt (sad)Ich werde versuchen die Links über eines der Internetarchive zu rekonstruieren. Ansonsten gibt es keinen offiziellen Weg, sondern nur die eigene Tastatur (wink) Einfach ändern und korrigieren.

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