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Fragen zum Projekt Hintergrund

  • Warum wird das Projekt durchgeführt?
  • Welches übergeordnete Ziel soll erreicht werden?
  • Welchen Nutzen soll das Projekt bewirken?
  • Wie lautet der Business Case?
  • Wie wichtig ist das Projekt?  (Einordnung in einem Portfolio
    • Das hilft um die Sichtbarkeit und Wichtigkeit des Projekts bei Sponsoren und dem Steuerkreis einzuschätzen. 
  • Gibt es eine Priorisierung der Zielgrößen:  Kosten, Zeit, Scope, Qualität   (was ist am Wichtigsten?) 
  • Was sind die (derzeit bekannten) größten Risiken? Wie risikobereit ist der Auftraggeber?
  • Was passiert, wenn das Projekt nicht erfolgreich ist?
  • Wieviele Anläufe gab es schon für dieses Projekt und warum bzw. woran sind diese gescheitert?
  • Wer ist der Projektverantwortliche und wer trifft die Entscheidungen?
    • Gibt es Deligationen? 
    • Gibt es Freigabelinien bzw.- Maximalumfänge die eine Person oder Rolle freigeben darf? 
    • Gibt es Trennung von Zuständigkeiten als "Projektverantwortliche" aus Fachbereichssicht/ Auftraggber und Umsetzer bzw. Liefer-Organisation ?   Wenn ja wo/ welche? 
  • Hilfreich ist je eine Liste von Bedingungen bzw. Kriterien für den Projektstart, Projektende und den Projektabbruch im Rahmen der Aufgabendefinition zu erstellen. 

Fragen zur Aufgabenstellung

  • Liegt eine konkrete, eindeutige und unterschriebene bzw. freigegebene Aufgabenstellung in der finalen Version vor?
  • Welche Zielvorgaben (Termin, Kosten, Qualität, Quantität) gibt es?
  • Was sind deklarierte Nicht-Ziele?
  • Sind die Ergebnisse eindeutig und messbar/prüfbar definiert? 
  • Was ist in Scope?
  • Was ist Out-of-Scope?
  • Ist der Projektumfang bereits vollständig geklärt, gibt es für alle Aufgaben entsprechende Auftraggeber und Auftragnehmer (intern wie extern)
    • Trennung von klaren, unklaren und strittigen Punkten

Fragen zur Ausgangssituation

  • Wie ist die Ausgangssituation?
  • Wie sieht der Prozess/das Produkt (heute) aus?
  • Wer ist die Zielgruppe des Projekts und unterscheidet sich die Zielgruppe vom Endanwender?
  • Gibt es limitierende Rahmenbedingungen (Mitarbeiter Qualifikation, Abhängigkeit zu anderen Projekten, externe Ressourcen,...)?

Fragen zur Umwelt

  • Wie sieht das Umfeld aus, in dem das Projekt läuft?
  • Ist das Projekt Teil eines Programms?
  • Welche Einflüsse wirken auf das Projekt (sozialer, zeitlicher und sachlicher Projektkontext)?
  • Wer sind die Stakeholder (Interessenvertreter), d.h. welche Personen(gruppen) werden in irgendeiner Form vom Projekt betroffen sein?
  • Wie sind diese Stakeholder dem Projekt gegenüber eingestellt, welche sind kritisch für den Erfolg?
  • In welcher Beziehung stehen die Stakeholder zueinander?
  • Wer sind die Schlüsselentscheider im Projektumfeld?
  • Gibt es ein Wunsch-/Muss-Projektvorgehen?

Fragen zu Restriktionen und Machbarkeit

  • Welche Prämissen und Einschränkungen (in Bezug auf Ressourcen / Liefergegenstände / Budget / Umwelt / Funktionalität) gibt es?
  • Ist das Projekt realistisch machbar?
  • Ist das Budget (bzgl. Kosten & Ressourcen) ausreichend? Lassen sich ggfs. durch eingetretene Risiken entstandene Aufwände abfangen?
  • Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten (positiv wie negativ), inwiefern lässt sich durch die gegebene Projektorganisation Einfluß darauf nehmen?

Fragen zu vorhandenen Erfahrungen

  • Sind im Unternehmen bereits Erfahrungswerte mit diesem / ähnlichen Projektinhalt, Schlüsselpersonen etc. gemacht?
  • Können Sie in Ihrem Netzwerk auf relevante Erfahrungen zurückgreifen?
  • Gibt es ggfs. ein erhöhtes "Schulungspotential" oder Schulungsbedarf für einzelne Projektmitglieder, der über rein fachliche Fragestellungen hinausgeht?

Fragen zur Projektkommunikation

  • Wie soll im Projekt kommuniziert werden?
  • Welche Hilfsmittel sollen uns dabei helfen (regelmäßige Jourfixes, Statusberichte, Webplattformen,...)?
  • Beim Einsatz von bestimmten Tools: sind diese bekannt, bereits genutzt worden?  (Versionen der Software definieren)
  • Gibt es bestimmte eingeschränkte Erreichbarkeiten bzw. Arbeitszeiten oder Verfügbarkeiten?
  • Gibt es ein gemeinsames Glossar? (insbesondere bei Zusammenarbeit mit Externen/Dienstleistern)

Fragen zur Projektorganisation

  • Wie wird das Projekt organisatorisch aufgebaut?
  • Welche Rollen sind im Projekt jedenfalls zu besetzten?
    • Was sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Rollen? 
    • Besteht eine feste Zuordnung von Personen zu Rollen?
  • Wer sind die Mitglieder des Projektkernteams und gibt es ein Kern-Team bzw. ein "erweitertes" Projektteam?
  • Gibt es einen Lenkungsausschuss bzw. ein Steuerungsgremium?
  • Wird die Vision/die Ziele von allen Teammitgliedern geteilt?
  • Wer ist der Projektsponsor, inwiefern kann er helfen? (z.B. zu niedrig angesiedelt, oder zu hoch um konkret Einfluß zu nehmen)
  • Es ist hilfreich wenn es Eskalationslevels gibt (Luft "nach oben")
  • Wie soll unsere Zusammenarbeit aussehen?
  • Passt die gewählte Projektmethodik:
    • zum Projekt
    • zu den Teammitgliedern
    • zum Unternehmen/Organisation
    • zur Vertragsgestaltung bei Externen/Dienstleistern
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1 Comment

  1. Lars Großmann hat (angeregt von unserer Checkliste) versucht eine spezifische Variante für externe Projekte im Maschinen- und Anlagenbau zu erarbeiten: http://www.projektmanagement-im-maschinenbau.de/2012/05/checkliste-projektstart/

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