Claim Management

Definition

Claim Management (auch Claimsmanagement, Nachforderungsmanagement oder Nachtragsmangement) bezeichnet die projektbegleitende Identifikation und  Dokumentation von Ablaufstörungen / Abweichungen während des Projektverlaufes jeglicher Art, einschließlich derer Konsequenzen und projektspezifischen Wirkbreiten. Ferner bezeichnet Claim Management die dann folgende Prüfung des Anspruchssachverhaltes auf Vertragsrelevanz, der Prüfung der Grundlage für den (vermuteten) Anspruch auf Kompensation durch die Vertragsparteien sowie die nachfolgende, diesbezügliche Verhandlung zwischen den Vertragsparteien über die Gewährung einer bauzeitlichen und / oder monetären Kompensation für die die Ablaufstörung erleidende Vertragspartei. Vereinbaren die Vertragsparteien eine „Variation“ (eine Mehrung, Minderung oder Änderung des vertraglich geschuldeten Leistungssolls), so kann diese Variation zu einem Claim („Anspruch“) z.B. der leistenden Vertragspartei auf Gewährung einer Bauzeitverlängerung und Kompensation für Bankgebühren für länger als geplant herausgelegte Zahlungsgarantien und Projektversicherungen führen. Variation Management ist daher nur eine von vielen thematischen Untermengen des Claim Managements und nicht synonym hierzu (1155PM).

Claim Management/Nachforderungsmanagement ist gemäß DIN 69905 die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“. Das Nachforderungsmanagement gehört im Projektgeschäft sowohl zum Instrumentarium des Auftraggebers wie auch des Auftragnehmers. Dabei ist es das Ziel, die beim Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren Ereignisse im Projektverlauf in ihren kommerziellen Folgen einvernehmlich zu klären. (Wikipedia).

Anwendungsfelder

Natürlich kann es in jedem Projekt zu Nachforderungen kommen, insbesondere bei unklaren Anforderungen oder bei besonders komplexen Aufgabenstellungen. Typischerweise wird für Nachforderungen aber nur in Großprojekten ein dediziertes Claim Management aufgesetzt, mit eigenen Prozessen und Verantwortlichkeiten. In "normalen" Projekten müssen ggf. solche Aufgaben von der Projektleitung wahrgenommen werden.

Im agilen Kontext gibt es kein Claim Management. Etwaige Nachforderungen werden dort durch das iterative Vorgehen "klein gehalten". Die Einbindung des Product Owners lässt einen Principal-Agent-Konflikt gar nicht erst aufkommen (oder würde ihn ad absurdum führen). Im klassischen Kontext - insbesondere bei Großprojekten spielt  Claim Management sehr wohl eine Rolle. Wenn der Anbieter im Rahmen einer Ausschreibung im Preis gedrückt wird, kann er versuchen durch Claims/Claiming zu Nachforderungen zu kommen, die seine wirtschaftliche Position verbessern. Umgekehrt kann ein Auftraggeber versuchen durch Claiming seine Kosten weiter zu senken, bzw. inhaltliche Verbesserungen zu erreichen.

Inhalte eines Claim Management

Nach Gregorc/Weiner beinhaltet Claim Management:

 

1.Claimkickoff, Stakeholderanalyse

 

2.Vertragslesung mit dem Team, quantitative Neubewertung der Risiken

 

3.Etablierung des Claimprozesss und Mitwirkungsverpflichtung und Kommunikationsvorgabe für das gesamte Team

 

4.Einsatz der Claimerfassungsmatrix

 

5.Standardschreiben verfassen bzw. beantworten: Bedenken, Behinderung

 

6.Terminabgleich Soll-Ist, Ermittlung der Abweichungen, Claims verfassen/abwehren

 

7.Teamoptimierung, Anpassung der Stakeholderanalyse und kontinuierliches Risikomanagement, Claims verfassen/abwehren, erste Claims bereits verhandeln

 

8.Abgleich Eigenclaims-Fremdclaims, Aktualisierung der Claimbilanz

 

9.Neuverhandlungen zu beiden Seiten hin (Lieferanten, Auftraggeber)

 

10.Claimbilanz, Projektabschluss, Lessons Learned


Werkzeuge

Literatur

AutorTitelOrtJahrAuflageVerlag
Gregorc, Walter ; Weiner, Karl-LudwigClaim Management: Ein Leitfaden für Projektmanager und ProjektteamErlangen20092., erw. Aufl.Publicis
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3 Kommentare

  1. Fabian Kiss sagt:

    Schöne prägnante Definition, aber ich störe mich etwas daran, dass es in agilem Kontext gar kein Claim Management geben soll. Trotz iterativem Vorgehen und Money for Nothing & Change for Free (http://jesusgilhernandez.com/2012/12/25/money-for-nothing-and-your-change-for-free/) etc. gibt es immer noch berechtigte Fälle für Claim Management - auch bei noch so hohem agilen Reifegrad in der Auftragnehmer-Organisation. Das liegt einfach daran begründet, dass der agile Softwareentwicklungsprozess in aller Regel nur ein Bestandteil des Projekts/Vertrags ist.

    1. Fabian Kiss Danke für deine Anmerkung. Wer stellt denn im agilen Kontext solche Nachforderungen? Ist es der Product Owner (dann könnte man es als Bestandteil des agilen Prozesses sehen) oder eine andere Kunden-"Instanz"?

      1. Fabian Kiss sagt:

        Bernhard Schloß  Eigentlich sollte der PO von Auftraggeberseite kein Claim Management betreiben, das steht nicht in seiner Job Description. (Lächeln) Aber das kann trotzdem der Fall sein - wenn Personalunion mit einer anderen Rolle besteht. Wie auch immer, ist der PO ja selten der einzige der Projekt-Stakeholder, die berechtigtes Interesse an Nachforderungen nicht nur inhaltlicher sondern auch finanzieller/rechtlicher Natur haben.

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