Entwicklung einer PM-Canvas

Struktur der openPM-Canvas

Welche Felder braucht eine projektspezifische Canvas?

Marcus Raitner beschreibt in seinem Artikel den Zusammenhang zwischen Dekonstruktion des Projektmanagments und der Projektmanagement Canvas wie folgt:

Im Projektmanagement diskutieren wir im Moment zu sehr auf der Ebene der konkreten Umsetzungen, also ob nun Eier und Speck besser sind als Tofu. (…) Spannender und lohnender wäre aber die Rückbesinnung auf die gemeinsamen Anforderungen und die systematische Erforschung welche Umsetzung unter welchen Umständen hilfreich oder eher hinderlich ist.

Dazu braucht es aber zunächst eine gemeinsame Sprache. Und hier kommt die angesprochene Projektmanagement Canvas ins Spiel. So wie die Business Model Canvas von Alexander Osterwalder Geschäftsmodelle übersichtlich in einem einheitlichen Schema visualisiert, sollte eine Projektmanagement Canvas genau das für Projektmanagement Modelle leisten. So wie es auf der Business Model Canvas Bereiche wie Customer Segments oderValue Proposition gibt, werden sich auf einer Projektmanagement Canvas die gemeinsamen Anforderungen wie Stakeholder oder Planung finden.

Layout der openPM-Canvas

openPM-Canvas V1

Wie sind die Felder anzuordnen? Ein erster Ansatz: pm_cancas_v1.pptx :

openPM-Canvas V2

Zweiter Ansatz unter Berücksichtigung des Inputs von Alexander Weihs

Quelldatei: pm_cancas_v2.pptx

openPM-Canvas V3

Dritter Ansatz V2 aufgreifend, mit stärkerer Zielorientierung und die rechte Spalte als magisches Dreieck (Quelldatei pptx):

 

pm_cancas_v3.pptxab

 

openPMCanvas V4

Version 4: Grafisch und typografisch überarbeitet, Formulierungen gestrafft und mehr "Platz" geschafffen: Quelldatei

Detaillierung der openPM-Canvas

Welche Fragestellungen verbergen sich in den einzelnen Feldern?

  1. Wir brauchen Platz um die Haltungskomponente abzubilden. Also z.B. die wichtigen Themen Verantwortung, Kommunikation, Autonomie, Ziele und Vision.
  2. Weiterhin brauchen wir Felder um die Einbindung des Projektes in das Unternehmen oder den Markt zu beschreiben. Also Sichtbarkeit, erneut Kommunikation, Zielbestimmung, Stakeholder etc.
  3. Außerdem brauchen wir eigentlich methodischen Felder, die aber von der gewählten Methode abhängen.Also Sprints/Milestones/Burn down charts/Gantt Diagramm Inhalte. Da weiß ich noch nicht, wie man damit umgehen soll. Kommunikation spielt hier ebenfalls eine Rolle.
  4. Außerdem hat jedes Projekt eine Zeitdimension. 

Wie können wir die 7 Schlüsselhandlungsfelder im Canvas abbilden?

SchlüsselfelderWelche Elemente / Themen sollten auf der Stufe bedacht sein?

Wann werden welche Arbeitsergebnisse im Projekt nötig?

Phasen: Initialisierung (I) - Planung (P) - Ausführung (AF) - Überwachung / Steuerung (S) - Abschluss (AS)

1. Stakeholder

are commited 

  • SM Map
  • SM Plan
  • Kommunikationsplanung
  • Informationsverteilung
 

2. Business Benefits

are realized

  • Nutzen definiert und vereinbart
  • Zeit, Kosten, Qualität definiert
  • Tracking etabliert
  • Zielvereinbarung mit Stakeholdern vereinbart
 

3. Work & Schedule

are predictable

  • WBS ist definiert
  • Meilensteine sind definiert
  • Status Reportingn ist etabliert
 

4. Scope

is realistic & managed

  • detaillierte Zielabgrenzung ist festgelegt
  • Änderungen werden erfasst
  • Änderungen werden gemanaged
 

5. Team

is high performing

  • Konflikte werden erkannt und gelöst
  • Motivation ist hoch
  • Admin Aufgaben werden erledigt
  • Aufgaben und Rollenverteilung ist aktzeptiert
 

6. Risks

are being mitigated

  • Risk Assessment wird durchgeführt
  • Risiken werden getrackt
  • Es existerit ein Notfallplan für die dominierenden Risiken
  • Es existiert ein Vermeidungsplan
  • Risiken werden aktiv gemanged
  • Chancen werden aktiv gemanaged
 

7. Delivery Organization Benefits

are being realized


  • Wissensmanagement wird aktiv gelebt (lessons learned)
  • die erwarteten finanziellen Effekte treten ein
  • die erwarteten positiven Auswirkungen treten ein
  • Die Reputation der Delivery Organization steigt
  • die Teammitglieder der Delivery Org profitieren
 

 

Diskussion von V4

Bernhard Schloß (nachdem ich versucht habe das Template testweise für den Berliner Flughafen zu füllen):

Inhaltlich:

  • Scope und Projektgegenstand sind nicht hinreichend voneinander abgegrenzt. Vorschlag: Scopemanagement statt Scope
  • 2 Felder Kommunikation ist unschön. Vorschlag: In der unteren Zeile Team statt Kommunikation
  • Feld Tools mag bei kleineren Projekten sinnvoll sein, aber bei meinem Beispiel finde ich das unpassend. Vorschlag: Erweiterung zu Vorgehensweise, Prozesse, Tools
  • Einige Spiegelstriche haben eher Checklistencharakter (Scope und unteres Kommunikationsfeld). Eie Canvas ist keine Checkliste, sondern beschreibend. (Das müssen wir wahrscheinlich auch unten in der Detaillierung noch Nachziehen).

Format:

  • Beim Arbeiten in Powerpoint habe ich die Beschränkungen durch das Format (A4) und durch das Tool (Powerpoint) sehr starkt gespürt. Die Dynamik der Visualisierung und des Storytellings blieben bei der Bearbeitung auf der Strecke. Wahrscheinlich arbeitet man am besten mit einem A0-Plot an einer großen Wand. In A4 mit Powerpoint war es eher wie das Ausfüllen eines Formulars.

Damit wir hier nicht ständig Powerpoint-Dateien hochladen (das können wir gerne wieder tun, wenn unser PM-Canvas mal rund ist), habe ich in GoogleDocs eine die V5 zur Weiterentwicklung angelegt. Die inhaltlichen Punkte aus der Diskussion von V4 ziehe ich aktuell noch nach. Sobald V5 stabil ist, schlage ich vor, dass wir ein paar Kopien anlegen und diese gemeinsam für ein paar Musterprojekte (z.B. BER) füllen (Lasst uns damit aber erst anfangen, wenn V5 steht.)

openPM-Canvas V5

GoogleDocs die V5 zur Weiterentwicklung

Noch eine Idee: Wie wäre es, wenn wir die 12 Felder auf 9 zusammenschrumpfen und dafür unterhalb der Matrix Platz schaffen für eine Timeline. Die hat bisher noch gefehlt und schafft Möglichkeiten zur Erzählen und Visualisieren...

openPM-Canvas V6

(Qualitätssicherung durch Vergleich mit Project Square)

GoogleDocs mit V6 (als Kopiervorlage)

Qualitätssicherung

Beispiele und Feedback für die Anwendung von V6

Um die V6 zu erproben zwei Beispiele:

(1) Besuch bei der Oma

Das einfache Beispiel aus dem Planungsartikel von openPM für Kinder umgesetzt in einer Canvas:

 

Und als komplexes Gegenstück eine Canvas zum Flughafen Berlin-Brandenburg (BER):

 

 

(Bildquellen: Wikipedia)

Fazit:

Bernhard Schloß:

  • Die Canvas sind nicht wirklich geeignet für die Bearbeitung in Powerpoint & Co, sondern schreien nach einer haptischen Anwendung im Workshop (A0-Plot mit Post-It´s/Stattys). Powerpoint bitte erst ex-post zur Dokumentation.
  • Für die Powerpoint-Darstellung habe ich die Erklärungsfragen aus Platz gründen rausgeschmissen. In einem großen Wandposter würde ich sie allerdings drin lassen.
  • Das einfache Beispiel zeigt, dass eine umfangreiche und vielschichtige Betrachtung mit dem Canvas sichergestellt wird. Wenn das Canvas dann noch im Team erarbeitet wird und sich alle Beteilligten zum Ergebnis committen, dann ist schon viel erreicht.
  • Im komplexen Beispiel werden aber auch die Grenzen deutlich: sind die Gründe vollständig oder suchen wir uns vorschnell ein sinnhaftes Erklärungsmuster? Gerade bei dem Beispiel - für das ich mein Wissen nur aus Presse und Web habe - ist mir bei der Erstellung meine unvollkommene Information bewusst geworden. Auf der anderen Seite kann man anhand des Canvas "interessante" Geschichten über BER erzählen, vielleicht diese auch transparent machen, aber ob sie die Realität wirklich widerspiegeln oder sie nur einseitig darstellen, sei dahin gestellt.
  • Mit den Kategorien bin ich (halbwegs) zurecht gekommen. Vielleicht sind einzelne Felder nicht immer gleich relevant.
  • Im Vergleich zum Project Square oder dem Project Canvas finde ich den Bereich Zeithorizont als echte Bereicherung.
  • Im Vergleich zum BMG-Canvas finde ich positiv, dass der Canvas auch funktioniert, wenn es nicht um Geschäftsmodelle mit Gewinnerzielungsabsicht geht, was wir im Projektumfeld des öfteren haben - und das nicht nur im Non-Profit-Bereich, sondern beispielsweise auch bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen, etc.

Zu einer inhaltlichen Diskussion des BER-Canvas siehe auch den Beitrag auf schlossBlog.

Finalisierung openPM-Canvas V.1.0:

Jetzt mit openPM-Logo und Creative Commons-Hinweis für Powerpoint und pdf in verschiedenen Formaten:

 

openPM-Canvas V.1.1:

Keine inhaltliche Überarbeitung. Nur Fehlerkorrekturen.

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17 Kommentare

  1. pascalswelt sagt:

    Hallo, 

    finde ich einen interessanten Ansatz zur Visualisierung des Gesamtprojektes. Je nachdem kann man dies auch als Webseite anlegen und jeweils mit den weiterführenden Dokumenten verlinken. Der Uxtogo Ansatz ist mir aber zu detailliert an manchen Stellen - Users oder Aktivities sind sehr detaillierte Informationen, die sich in diesem Rahmen gar nicht abbilden lassen (müssen). Außerdem werden Projektorganisation und Projektinhalt aus meiner Sicht zu sehr vermischt. Da ist der Ansatz von 

    Außerdem fehlen die übergeordneten "soften" Projektanforderungen und Zielsetzungen aus dem Business Model Canvas. Z.B. die Value Propositions. 

    Ich denke wir müssen bei einem solch übergeordneten Medium auch auf der übergeordneten Ebene bleiben. 

    Die Felder die ich mir spontan vorstellen könnte wären: 

    Values & Goals

    Menbers & Stakeholders

    Risks & Challenges

    Budgets & Costs

    Deliverables & Milestones

    plus noch Projektname/Nummer etc.

     

    Grüße

    pascalswelt

     

     

     

    1. Hallo Pascal,

      ich bin noch ein bisschen hin und hergerissen:

      1. Aus Gründen der Vergleichbarkeit hänge ich noch stark an der BMG Canvas auch, wenn diese nur eingeschränkt für Projekte passen.
      2. Die von dir vorgeschlagenen Felder sind ähnlich dem Vorschlag von uxtogo und ProjectSquare "klassisch" angehaucht. Ich fände es aber charmant, wenn eine Projekt-Canvas sowohl klassische als auch agile Ansätze adäquat abbilden könnte. Meine Überlegungen gehen daher eher Richtung Marcus Vorschlag bezüglich des Dekonstruktivismus. Vielleicht anhand von Jens Modell.
      3. Für die Canvas fehlt mir aber bei den Ansätzen von Marcus und Jens etwas der Storytelling-Gedanke. Wir wolllen ja nicht nur erzählen, wie ein Projket funktioniert, sondern auch welchen Mehrwert es schafft und wie die Bausteine zusammenspielen. Das ist in den BMG Canvas sehr schön möglich. Ein Ansatz könnte eine Synergie aus dem Aufriss aus der Dekonstruktion mit der BMG sein

      Gruß

      Bernhard

      1. Die BM-Canvas schafft tatsächlich hohe Vergleichbarkeit von Geschäftsmodellen. Und Vergleichbarkeit wäre mir auch für eine PM-Canvas wichtig, aber wieso sollte die BM-Canvas deshalb als PM-Canvas genutzt werden? Wir wollen doch keine Geschäftsmodelle mit Projektmodellen vergleichen. Es besteht also aus meiner Sicht gar kein Grund an der BM-Canvas festzuhalten. An den Prinzipien dahinter schon, an der Einheitlichkeit, an der Übersichtlichkeit, an der Vollständigkeit, an dem iterativen Verbessern und auch an dem Storytelling. Es ist mir definitiv wichtig, dass agil und klassisch abgebildet werden können. Am ehesten sehe ich das im Moment in dem ProjectSquare verwirklicht, der übrigens von Torsten Koerting bald hier auf openPM auch vorgestellt wird (s. die Diskussion zu meinem Artikel). 

  2. pascalswelt sagt:

    ok. verstehe ich. Wobei ich Vergleichbarkeit nicht unbedingt so hoch gewichten will. Projekt Square ist mir darüber hinaus zu abstrakt. Das wirkt (aus meiner Erfahrung) nicht genug auf die Projektmitarbeiter sondern eher in Richtung Vorgesetzter..... Außerdem wird es glaube ich nicht iterativ verbessert, sondern einmal angelegt und dann oben auf einen Ordner geheftet.....

    Ich bräuchte eher ein Working Document, dass in meiner Vorstellung in A1 ausgedruckt in den Projektmeetings hängt und an dem gearbeitet werden kann. Hier kann ich Sachen abpinnen, Zettel draufkleben etc... Vielleicht stehe ich mit dieser Sicht ja alleine da. Aber auf einer Leinwand muss man auch malen können.... Keine Ahnung ob ich mit der Denke alleine da stehe, aber ich finde das sehr interessant. 

    Um das mal konkret zu machen: 

    Ich sehe mehrere Dimensionen, die abgebildet werden sollten:

    1. Wir brauchen Platz um die Haltungskomponente abzubilden. Also z.B. die wichtigen Themen Verantwortung, Kommunikation, Autonomie, Ziele und Vision.
    2. Weiterhin brauchen wir Felder um die Einbindung des Projektes in das Unternehmen oder den Markt zu beschreiben. Also Sichtbarkeit, erneut Kommunikation, Zielbestimmung, Stakeholder etc.
    3. Außerdem brauchen wir eigentlich methodischen Felder, die aber von der gewählten Methode abhängen.Also Sprints/Milestones/Burn down charts/Gantt Diagramm Inhalte. Da weiß ich noch nicht, wie man damit umgehen soll. Kommunikation spielt hier ebenfalls eine Rolle.
    4. Außerdem hat jedes Projekt eine Zeitdimension. 

    Mann könnte also einen vierdimensionalen Ansatz wählen um jedes Projekt auf diese Weise zu beschreiben. Wobei die Kommunikation für mich im Mittelpunkt steht. Einen ersten sehr sehr groben Draft hab ich mal gewagt, da ich lieber visuell denke.. Hier fehlt noch viel Arbeit und ganz viel Storytelling  + ganz viel Wording. Außerdem sind alle Felder fast gleich groß (Lächeln) das ist wahrscheinlich nicht schlau.

    Die Felder sind für mich "working fields". Hier pinne ich meinen aktuellen Projektplan rein, oder mein aktuelles Burn-down Chart. Auch packe ich unter Risk eine Challenge-Liste rein (meine Risikoaufstellung) und wenns sein muss eine Urlaubsplanung unter Menschen... 

     

    Bin ich damit auf dem Holzweg?

    Grüße

    Pascalswelt Twitter Account

     

     

    1. Dein Ansatz gefällt mir sehr gut! Ich sehe die PM Canvas grundsätzlich wie Du als Arbeitsdokument das lebt und nach und nach verfeinert wird. Könntest Du bitte Deinen Ansatz, anstatt als Kommentar, oben auf der Seite einarbeiten: dann können wir gemeinsam weiterentwickeln und es geht nichts verloren.

    2. Du kannst gar nicht auf dem Holzweg sein, weil es kein richtig und kein falsch gibt. (Zwinkern)

      Wenn ich mir die BM-Canvas anschaue, dann erzählen die eine Geschichte. Die Canvas sind tatsächlich nur die Leinwand auf der die Geschichte des Business Model herausgearbeitet wird.

      Die Geschichten fehlen mir bei dir noch. Als Analyseraster finde ich deinen Wurf gut, aber die Stärke der Canvas liegt noch mehr in der Kommunikation der Botschaft.

  3. pascalswelt sagt:

    danke. Hab das in PPT gebaut und die Quelldatei auch oben verlinkt. 

  4. Hallo Zusammen, eine spannende Diskussion ein PM Canvas in Anlehnung an das Business Model Canvas zu entwickeln.

    Ich verwende schon seit langer Zeit die 7 Schlüsselfaktoren, da mir einfach über der Zeit nichts praktikableres untergekommen ist. Eventuell können diese bei der Canvas Gestaltung hilfreich sein.

    1. Stakeholder are commited 

    • SM Map
    • SM Plan

    2. Business Benefits are realized Nutzen definiert und vereinbart

    • Zeit, Kosten, Qualität definiert
    • Tracking etabliert
    • Zielvereinbarung mit Stakeholdern vereinbart

    3. Work & Schedule are predictable

    • WBS ist definiert
    • Meilensteine sind definiert
    • Status Reportingn ist etabliert

    4. Scope is realistic & managed

    • detaillierte Zielabgrenzung ist festgelegt
    • Änderungen werden erfasst
    • Änderungen werden gemanaged

    5. Team is high performing

    • Konflikte werden erkannt und gelöst
    • Motivation ist hoch
    • Admin Aufgaben werden erledigt
    • Aufgaben und Rollenverteilung ist aktzeptiert

    6. Risks are being mitigated

    • Risk Assessment wird durchgeführt
    • Risiken werden getrackt
    • Es existerit ein Notfallplan für die dominierenden Risiken
    • Es existiert ein Vermeidungsplan
    • Risiken werden aktiv gemanged
    • Chancen werden aktiv gemanaged

    7. Delivery Organization Benefits are being realized

    • Wissensmanagement wird aktiv gelebt (lessons learned)
    • die erwarteten finanziellen Effekte treten ein
    • die erwarteten positiven Auswirkungen treten ein
    • Die Reputation der Delivery Organization steigt
    • die Teammitglieder der Delivery Org profitieren

    Grüße

    Alexander

    1. Vielen Dank, Alexander Weihs!

      Könntest Du Deine sieben Felder oben im Artikel als Vorschlag einarbeiten (einfach Deinen Kommentar auf der Seite an geeigneter Stelle einfügen). Das gibt einen guten Startpunkt für die weitere Arbeit an einer PM Canvas. 

  5. pascalswelt sagt:

    Servus,

    habe den Input nun in meine Canvas eingebaut (siehe oben). Damit ändert sich das Layout grundlegend.... aber jetzt finde ich es langsam brauchtbar. Natürlich kann man die Schritte 1-7 oben nicht abbilden. Dafür aber gewisse Abhängigkeiten. 

    Die Quelldatei in PPT hab ich dazu gepackt, so dass jeder das Dokument weiter bearbeiten kann.

    Grüße

    Pascal 

    1. Cool! So muss openPM funktionieren.
  6. pascalswelt sagt:

    Version 4: Etwas optimierte Formulierungen und optisch angepasst. 

  7. (1) Kleinigkeiten/Inhaltlich: Ich würde noch folgende Dinge aufnehmen

    • Scope: Abgrenzung & Nicht-Bestandteile
    • Ressourcen & Zeithorizont: was passiert, wenn das Projekt auf Veränderungen (Changes, etc.) reagieren muss
    • Kommunikation: evtl. noch welche Tools zum Einsatz kommen (müssen)

    (2) es fehlt m.E. ein Bereich zum Thema Bericht, d.h. wie wird berichtet, welche Form, Projektinterne Selbstreflexionen etc.

    (3) im Unterschied zu Version 1 und z.B. dem Business Model Canvas ist keine Bedeutung aufgrund der Anordung erkennbar. Vielleicht kriegt man es so hin, dass ein Zusammenhang zwischen einzelnen Punkten klarer erkennbar wird (z.B. wird beim BMC: Cost Structure vs. Revenue Stream direkt gegenübergestellt)

  8. Danke Robert Weißgraeber!

    (1) und (2) werde ich versuchen noch stärker in den Fragen zu berücksichtigen.

    (3) Zeilenweise sehe ich schon eine gewisse Struktur. In der ersten Zeile stehen auch Kosten und Nutzen einander gegenüber (Layoutbedingt getrennt durch den Scope.

    1. Anregungen von Robert Weißgraeber sind jetzt in der V6 auf GoogleDocs eingearbeitet.

  9. Hallo,

    Zuallererst, ich bewunde Ihre Arbeit und die Kreativität, die Sie in dieses Dokument gesteckt haben.

    Ich beschäftige mich erst seit kurzem mit CANVAS, daher bitte ich um Nachsicht (Lächeln).

    So wie ich CANVAS verstehe ist die Zielsetzung von CANVAS eine Metaebene und damit Vergleichbarkeit zu schaffen, um die optimale Vorgehensweise auszuwählen und immer wieder zu überprüfen. Ein bisschen wie eine kontinuierliche Opportunity Study.

    Das openPM CANVAS in der letzten Version erinnert mich jedoch eher an eine Art Project Charter für Status Reports. Als Arbeitsdokument hilfreich? Keine Frage! Als "CANVAS" aus meiner Sicht schon zu spezifisch.

     

    1. Hallo Sebastian,

      natürlich ist der openPM Canvas spezifisch, um typische (und insbesondere auch kritische) Fragestellungen in Projekten zu erarbeiten und vergleichbar zu machen. Für andere Themenstellungen gibt es auch andere Canvas-Formate, wie z.B. den Business Model Generation Canvas von Osterwalder & Co um Geschäftsmodelle zu entwickeln.

      Ich sehen keinen Widerspruch darin, mit dem openPM Canvas einerseits auf Projektthemen zu fokussieren und für thematische, am Projektgegenstand hängende Fragestellungen auch auf andere visuelle Techniken wie z.B. Design Thinking zu setzen.

      Gruß

      Bernhard

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