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Organisation eines historischen Stadtfests

Einführung

Im folgenden wird das Projekt und seine Hintergründe beschrieben. Rechts sind dann konkrete Situationen und Probleme zu denen Lösungsmöglichkeiten gefunden werden sollen.

Ziele des Projekts

  • Durchführung eines historischen Stadtfestes mit Szenen aus der Stadtgeschichte ab dem 13. Jh. bis zum Ende der Reichsstadt im Jahre 1803.

  • Einbindung der örtlichen Bevölkerung, Vereine und Instutionen (inkl. Schulen, Kirchen) als Mitwirkende (Aktionen).

  • Partnerstädte sollen in Programm eingebunden werden.

Rahmen

  • Als Veranstalter treten Stadt/Handels- und Gewerbeverein auf.

  • Alle Einnahmen werden zunächst zur Refinanzierung (Requisiten, Gewandungen, Ausrüstungsgegenstände) verwendet, etwaige Überschüsse werden nach einem gemeinsam festgelegten Schlüssel auf alle beteiligten Vereine/Institutionen/Gruppen verteilt.

  • ca. 300 - 400 Beteiligte, überwiegend ehrenamtlich aus verschiedenen Bereichen.

  • Möglichst wenig externe Hilfe von außerhalb „einkaufen“.
  • Es gibt keine zusätzlichen Personalressourcen. Die Aufgabe muss in Tagesgeschäft integriert werden!

Organisation

  • Lenkungremium besteht aus „Initiativkreis“ (drei Vereine aus dem Bereich Heimat- und Brauchtumspflege, Bürgermeister, Kulturamtsleiter, Handels- und Gewerbeverein)

  • Projektmentor/Ideentreiber: Bürgermeister

  • Gesamtkoordination: Kulturamtsleiter

  • Weitere Bereiche sind: Marketing (Tourist-Information/Handels- und Gewerbeverein), Kulturamt, Handels - und Gewerbeverein, Finanzen (Kämmerei), Technik (Bauamt mit Unterstützung einzelner Vereine und Bauhof), …

Herausforderungen

  • Geringer Anteil der Personen nutzt E-Mail oder hat Internetzugang.

  • Ein signifikanter Teil nutzt keine Social Communities / Social Media.

  • Unterschiedliche formale / informale Strukturen, d.h. bunte Mischung an Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen:

    • Einzelne Bürger.

    • Lose bürgerschaftliche Gruppierungen ohne „formale“ Strukturen.

    • Vereine, Institutionen (Kirchen, Schulen) mit sehr unterschiedlich formalisierten und institutionalisierten Kommunikations- und Eskalationsstrukturen.

    • Breites Spektrum an Vorkenntnissen bei Beteiligten.

  • Teilweise „Vorurteile“ bei der „Zielgruppe“: „Kostümfest“, „Ritterspiele“ u. ä.

  • Teilweise Animositäten zwischen einzelnen Gruppierungen (Konfliktstoff).

  • Es gibt keine klar definierten Rollen im Projekt.

Bildnachweishttp://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lippstadt_Mittelalter.jpg

Situationen

Gerüchteküche

Die Konstituierung des Lenkungskreises hat stattgefunden. Zur Umsetzung des Projekts müssen noch weitere Akteure, z.B. örtliche Vereine und Institution gewonnen werden (die Teile des Rahmenprogramms durchführen). Im „Buschfunk“ sowie innerhalb der Zielgruppen kursieren Gerüchte, die nicht mit der vorgestellten Vision übereinstimmen. Unter anderem wird behauptet, das Rahmenprogramm sei bereits fest definiert und jedem „Beteiligten“ werde eine „Darstellung“ zwangsweise zugewiesen.

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Krise

In der Endphase kommt es zu einem persönlichen Konflikt zwischen zwei wichtigen Protagonisten im Projekt. Der Streit eskaliert. Einer der wesentlichen Leistungsträger und Teilprojektleiter zieht sich mit sofortiger Wirkung aus dem Projekt zurück. Bei der betreffenden Person handelt sich jedoch um einen wichtigen Initiator mit hervorragenden persönlichen Kontakten und einem sehr guten Netzwerk. Ein großer Teil der Akteure konnte erst durch seine Fürsprache gewonnen werden.

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6 Kommentare

  1. Tolle Idee. Idee wären viele vorhanden. Jedoch fehlt mir aus der Ferne eine Art "Gesamtüberblick". Beispielsweise ein Mindmap vom Ganzen.

  2. Möchte zuerst bemerken, dass die angehängten Ideen nicht alleine von mir stammen. Wurde fachkundig unterstützt von meiner Frau. Die Anhänge zeigen Ideen und Einnahmequellen für das Projekt in Form eines einfachen MindMaps  auf.

    In das System eingebundene Personen sind häufiger „Betriebsblind“. Die Auflistung von Ideen aus Sicht Dritter kann unter Umständen neue Wege aufzeigen. Im Idealfall springen neue Akteure ins Boot.

    Auch die aufgeführten Einnahmequellen sind nicht abschliessend und zu einem grossen Teil durch spontane Aufschreibung entstanden. Nebst der reinen Deckung der bekannten Kosten können dadurch externe Dienstleistungen bezahlt werden.

    Mal was anderes machen:
    Falls möglich, empfehlen wir für die Dauer der Veranstaltung eine (zusätzliche) eigene Währung in Form von Münzen einzuführen. Kein Spielgeld! Die Münzen können bei Kaufleuten oder Geldwechslern (Leute der Stadtverwaltung) gegen Euros bezogen werden. Die Einkünfte gehen in einen Topf. Mit den Münzen können z.B. Waren bezogen werden. Jeder Akteur kann bei der Stadt die Münzen in Bargeld umwandeln lassen. Eine nicht planbare Zusatzeinkunft für die Akteure, aber für die Gäste sicherlich interessant.

    Freue mich auf Euer Feedback.

    Einnahmequellen.pdf

    Ideen.pdf

    1. Thomas Michl sagt:

      Gib es zu - Du warst 2010 in Bad Wimpfen auf dem Stauferfest (Zwinkern). Da haben wir solche Dinge auch probiert bzw. machen wir auch bei anderen Festen z. B. auf dem Talmarkt (da gibt eines Talmark zu günstigem Umtauschkurs) mit dem man auf dem Talmarkt zahlen kann. Kommt sehr gut an. Kann ich nur empfehlen.

      Was hier am Rande angesprochen wird, ist aus meiner Sicht sehr wichtig für das Gelingen vieler Projekte. Nach meinen Beobachtung - gilt nicht nur für ein historisches Stadtfest - wird meist von einer relativ homogenen Gruppe ein Projekt los getreten. Um so wichtiger schon in der Anfangsphase möglichst "interdisziplinär" die Gruppe zu erweitern, um andere Sichtweisen und weitere Impulse ins Boot zu holen und - wie schon erwähnt - nicht "betriebsblind" an die Sache heranzugehen.

  3. Aber sicher, wie sonst hätten wir solch glorreiche Ideen? Wird es auch dieses Mal etwas in dieser Richtung geben?

    Stimme Dir zu. Die ursprüngliche Kerngruppe zu erweitern ist nicht einfach. Aus Erfahrung helfen die Inputs von Dritten (bezahlter oder unbezahlter Natur) zumeist weiter.

  4. Thomas Michl sagt:

    Ja, wir machen 2013 was ähnliches. Nur noch besser (Zwinkern).

  5. zu den Einnahmequellen:

    Die Idee mit dem eigenen Geld während der Veranstaltung ist prima. Aufpassen: rechtliche Aspekte klären. Geld darf nun mal nicht jeder prägen. (Lächeln)  Was in Augsburg probiert wurde: Eine Art "Eintrittkarte" (Gedenkmünze) zum umhängen. Kostenlos durften nur die rein, die in historischen Gewändern kamen.

    Wobei mir die Idee mit dem eigenen Geld besser gefällt....

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