Wie funktioniert Kanban?

Entwickelt wurde Kanban bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmäßigeren Rhythmus zu bringen.

Kanban soll dazu dienen:

  • den Überblick über zahlreiche und parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten.
  • zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.

Ein typisches Kanban besteht aus drei Spalten:

To Do / Aufgabe / Backlog: Hier werden zunächst alle erforderlichen Aufgaben erfasst.
Bearbeitung / Doing / In Progress: Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die Aufgabe in diesen Bereich.
Erledigt / Done:  Hier hin gelangen alle Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind. 

Der Aufteilung der Spalten kann aber individuell angepasst werden. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Beispiele, wie so ein Board aussehen kann, sind weiter unten zu finden. 

Die zwei Kanban Regeln:

  1. visualisiere deine Aufgaben 
  2. Begrenze die Anzahl der Aufgaben, die du gleichzeitig bearbeitest. 

 

Beispiele aus der Praxis:

Kanban Version 1: Klassische Aufteilung mit 3 Spalten

 

Kanban Version 2: Today Spalte gekürzt um mehr Platz für anstehende Aufgaben zu erhalten.

 

Kanban Version 3: Zusätzliche Spalte ASAP um leichter zu priorisieren; Gehege: für Aufgaben die schwebend sind oder irgendwo hängen; Herbie: mein Staubsaugroboter (wink) Die Aufgaben wollte ich einfach nur bündeln, damit ich sie schnell finden kann.  

 

Kanban Backlog: Wer sehr viele Aufgaben oder zu verschiedenen Projekten hat, kann diese farblich markieren. 

 

Mobiles Kanban: Klarsichthüllen & Klebezettel

 

Weiteres Kanban Beispiel: Aufgaben werden den Personen zugeteilt, die sie erledigen sollen; Wiederkehrende Aufgaben haben eine eigene Spalte; Not-To-Do-Liste (ganz unten): War als kleiner Seitenhieb gedacht, kann aber auch für Aufgaben verwendet werden, die schon zu lange am Board hängen und eigentlich gar nicht mehr erledigt werden müssen.

 

Weiterführende Infos & Links

Personal Kanban Info Webseite

Trello: Online Kanban Board & Apps

Buchtipp! Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board

One-Note Notizbuch: How to use OneNote as Kanban Board.one

 

bis hier stammt die Dokumentation von Cora Harten

 

ab hier kommen die Einträge von Ralf Pirle

Mir ging es um den Einfluss der im Berufsleben genutzen Tools im Privaten, so wie Cora diese wunderbar für Kanban gezeigt hat.

Ich habe schon eine ganze Reihe von Projektarbeitern getroffen, die Kanban oder andere Tools privat nutzen und wollte hier neue Anwendungen kennen lernen.

Ich selbst nutze Trello sowohl beruflich als auch privat ziemlich intensiv, z.B. als elektronisches Kanban für meine Aufgaben, aber auch als Infosammlung oder Einkaufsliste. Bereits die kostenlose Version reicht für alle normalen Anforderungen. Dazu trage ich Tasks direkt übers Web, Handy oder Tablet ein, zusätzlich nutze ich GMail to Trello, um aus Mails schnell Aufgaben zu machen.

Als Tool für schnelle Notizen mit gern auch penetranten Erinnerungen habe ich noch Google Keep, Vorteil hier sind die orts- oder zeitabhängigen Erinnerungen über alle Geräte.

 

Zur privaten Anwendung ergab eine kurze Umfrage bei allen Teilgebern der Session eine Reihe von regelmäßig genutzt Tools.

 

Besonders interessant finde ich die Nutzug eines alten iPad als Familienkalender in der Küche, jeder in der Familie trägt seine Termine in Google Calendar ein und alle wissen Bescheid.

 

Ein Thema wurde von allen intensiv diskutiert, wie bekomme ich eine Priorisierung in Kanban hin.

Hier zeigten sich zwei Wege, zum Einen die Regel, dass immer der Task ganz oben der nächste sein soll, zum Anderen die Einführung einer Fast Lane oder ASAP-Spalte, in die die besonders wichtigen Aufgaben kommen, bei einer Lösung sogar automatisch nach längerer Zeit in der "normalen" ToDo.

Ergänzung: 

noch 2 Links zu weiteren Anwendungen

Agile Family von Ralph Jocham

Kanban for Kids bei Speed4projects.net

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