Projektkommunikation

erstellt von Aldrian, Kügerl, Patscheider, Püringer und Tauchhammer im Zuge einer Projektarbeit in der Lehrveranstaltung "Projektarbeit Projektmanagement" auf der Fachhochschule JOANNEUM in Graz.

Inhalt

-Projektkommunikation allgemein

-Kommunikationsmodell

-Planung und Organisation

     –Konzeption der Projektkommunikation

     --Organisation der Projektkommunikation

     --Strukturen

     --Netzwerke

     --Aspekte der Kommunikation/Besprechung

-Interne Kommunikation

-Externe Kommunikation

-Fallbeispiel

Projektkommunikation

Das Wort „Projektkommunikation“ oder besser gesagt das Wort „Kommunikation“ begleitet uns täglich. Angefangen bei den alltäglichen Angelegenheiten bis hin zu der Kommunikation in Projekten und Unternehmen. Es scheint für jeden selbstverständlich zu sein zu kommunizieren, doch dass dies oft eine Problematik darstellt und großen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens und Projekts hat, wird oftmals nicht erkannt oder vernachlässigt. Das Wort „Kommunikation“ kommt aus dem Lateinischen und wurde von dem Wort „communicare“ abgeleitet, welches so viel wie teilen, mitteilen und teilnehmen lassen bedeutet. Um Erfolg zu haben muss man eben genau das machen, man muss die Mitmenschen teilnehmen lassen. Sei es bei Projekten, im Unternehmen oder auch gegenüber der Öffentlichkeit. Es ist wichtig diese daran teilhaben zu lassen, weil sie im direkten Zusammenhang mit dem Erfolg stehen. Deswegen gilt hier der Spruch „Reden ist Silber und Schweigen ist Gold“ nicht.

Der Kommunikationsprozess fängt also schon bei der Verständigung zwischen den einzelnen Bezugsgruppen an. Dabei spielen oft die wirklichen Informationen eine sekundäre Rolle, denn es ist oftmals viel wichtiger wie die Information überbracht wird und wie sie von den einzelnen Personen aufgenommen und bewertet wird. Doch um überhaupt einen Kommunikationserfolg verbuchen zu können ist es wichtig, dass ein Kommunikationsfluss entsteht, denn ohne die Beteiligungen der einzelnen Bezugsgruppen kann keine Kommunikation zustande kommen.[1],[2]

Kommunikationsmodell

Das Kommunikationsmodell stellt sozusagen die Beschreibung oder die Erklärung des Kommunikationsprozesses dar.

Das bekannteste Kommunikationsmodell stammt vom Psychologen Friedemann Schulz von Thun. Er meint, dass eine Nachricht immer vier Seiten habe. Da wären der Sachinhalt, die Selbstoffenbarung, die Beziehung und der Appell. Durch Berücksichtigung dieser Punkte sollte es möglich sein die Kommunikation erheblich zu verbessern.

Der Sachverhalt sollte kurz und verständlich beschrieben werden und den Kommunikationspartner ansprechen. Die Selbstoffenbarung spielt in dieser Form auch eine wichtige Rolle, weil damit oft ein Bild eines Unternehmens oder Projektteams geschaffen wird.

Der dritte Punkt, die Beziehung, sollte vermitteln wie Sie selbst ihren Kommunikationspartner sehen. Hierbei ist auch auf die nichtsprachliche Kommunikation zu achten wie Gestik und Mimik.

Die letzte Seite um die Kommunikationsfähigkeit bei einer Nachricht zu verbessern ist der Appell. Bei diesem Punkt versucht man anhand von Aussagen den Partner zu etwas zu bewegen, ein Handeln zu erzwingen. Berücksichtigt man diese vier Seiten sollte die Problematik beim Kommunikationsprozess verringert werden beziehungsweise der Prozess an und für sich verbessert werden.

Gegenüber den vier Seiten der Nachricht, wird das vier Ohren Modell gestellt. Es beschreibt wie unterschiedlich oft einzelne Nachrichten wahrgenommen beziehungsweise aufgenommen werden und wie damit umgegangen wird. Mit dem Sach-Ohr wird der Sachinhalt der Nachricht zwar aufgenommen aber oft werden dann zwischenmenschliche Töne auf der Beziehungsebene überhört und die soziale Interaktion entfällt. Beim Selbstoffenbarungsohr wird wahrgenommen aus welcher persönlichen Situation Sie etwas sagen. Zum Beispiel fragt man sich warum eine Aussage getätigt wurde beziehungsweise wie sehr es mich oder den Gegenüber betrifft. Einerseits nehmen Bezugsgruppen die mit Beziehungsohr hören, die Sachen schnell zu persönlich. Andererseits versuchen Bezugsgruppen, die mehr mit dem Appell Ohr hören, ihrem Gegenüber alles Recht zu machen und stellen oft ihre eigenen Wünsche in den Hintergrund um sich so zu verhalten wie der Gegenüber es für richtig hält.

Man sieht also, dass es sehr wichtig ist wie man Nachrichten einer Bezugsgruppe übermittelt. Hierbei spielt es eine wichtige Rolle, sich im Vorhinein zu überlegen wie mein Gegenüber etwas auffassen könnte. Man sollte sich auch selbst überlegen wie man eine Kommunikation führt, egal ob es sich um einen internen oder externen Kommunikationsprozess handelt.

Wichtig ist auch in welcher Form ich mit anderen kommuniziere. Das richtige Medium zu wählen spielt bei der Übermittlung und Auffassung der Nachrichten eine nicht unbedeutende Rolle.

Man unterscheidet grob zwischen dem Monolog und dem Dialog als Kommunikationsform.

Beim Monolog gibt es nur einen Beteiligten der die Kommunikation steuert, sei es bei Vorträgen, im Fernsehen oder im Internet. Im Gegensatz dazu wechselt man sich beim Dialog gegenseitig ab. Ein wichtiger Punkt bei der Projektkommunikation, der geklärt werden sollte, ist, wie vermittle ich nun meine Medien? Welchen Instrumenten bediene ich mich bei der Kommunikation mit einer Bezugsgruppe?

Im Allgemeinen unterscheidet man die persönliche Kommunikation und die medial vermittelte Kommunikation (Printmedien und Elektronische Medien).

Die persönliche Kommunikation wird heutzutage immer wichtiger und weist einen hohen Stellenwert bei der Informationsverbreitung auf. Hierbei spielt die Überzeugung und die Vertrauenswürdigkeit eine große Rolle. Bei einer persönlichen Kommunikation kann direkt auf den Kommunikationspartner eingegangen werden, Missverständnisse können sofort geklärt und Gefühle glaubwürdiger übermittelt werden. JOUR Fixe und Besprechungen allgemein, sind hierbei die wichtigsten Kommunikationsformen. Das miteinander nachdenken, miteinander entscheiden und das miteinander funktionieren, sind sehr wichtige Punkte die über den Schriftverkehr nicht so gut gelöst werden können. Deshalb ist es auch wichtig bei Besprechungen ein Protokoll zu führen, welches die angesprochene Probleme, sowie Lösungen und weitere Vorgehensweisen beinhaltet und durch alle Beteiligten mit einer Unterschrift fixiert wird. In der heutigen Zeit ist es auch üblich, Konferenzen online abzuhalten, umso die Anfahrzeiten und Probleme der Kommunikationsteilnehmer, die sich im Ausland befinden, zur Besprechung schnell heranziehen zu können. Jedoch ist diese Verbreitung der Kommunikation sehr schwer zu steuern. Ebenfalls sind auch Pressekonferenzen schwer kontrollierbar.

Im Gegensatz dazu sind Printmedien kontrollierbar. Es wird bestimmt wie, wann und wo die Printmedien zum Einsatz kommen. Sie haben auch den Vorteil, dass man sie sich immer wieder zu Gemüte führen kann. Auch finanziell und organisatorisch gesehen sind sie nicht mit einem derartigen Aufwand verbunden wie zum Beispiel Konferenzen und Events. Es wird hier aber auch das Interesse der Bezugsgruppen vorausgesetzt. Der Nachteil ist aber, dass offene Fragen nicht direkt gestellt werden können. Deswegen werden Printmedien, wie Broschüren und Magazine, immer weniger verwendet.

Ganz anders ist es bei den elektronischen Medien die Dank des Internets einen hohen Stellenwert haben. Heutzutage läuft ein Großteil der Kommunikation über das Internet und Intranet ab, dafür spricht der hohe und schnelle Verbreitungsgrad.

Die Menge an Informationen die übermittelt werden können ist beinahe grenzenlos.

Planung und Organisation

Konzeption der Projektkommunikation

Für die Kommunikation ist es wichtig, sich an Wünsche und Erwartungen des Gegenübers zu orientieren, da man nicht nur die eigenen Ziele im Kopf haben soll um ein Projekt zu verwirklichen. Um die Kommunikation in geordnete Bahnen zu leiten, gibt es Punkte in der Projektkommunikation die berücksichtigt werden sollen. Um ein Kommunikationskonzept zu erstellen, beginnt man mit einem Briefing. Zu den Briefing gehören alle Fakten, Hintergründe und Meinungen, die für die Kommunikationsaufgabe und die erforderliche Problemlösung wichtig sein können. Die wesentlichen Inhalte eines Briefings sind der Auftragsgegenstand, der Hintergrund bzw. die Ausgangsanalyse, die Aufgabe, das Ziel, der Budgetrahmen, die Terminplanung und der Leistungsumfang.

Im Anschluss an das Briefing kommt die Analyse, dort werden sämtliche Probleme mit den Bezugsgruppen sorgfältig aufgedeckt und analysiert. Zur Analyse gehören das Sammeln von relevanten Informationen, das Bewerten dieser Informationen und der daraus entstehende Handlungsbedarf.

Gründliches, systematisches Untersuchen kann sich auszahlen, da damit unter Umständen teure Maßnahmen vermieden werden können. Mit den gesammelten Informationen bewertet man die Stärken und Schwächen, sowie zukünftige Chancen und Risiken. In der Fachsprache wird diese Bewertung SWOT-Analyse genannt (Strenght=Stärke, Weakness= Schäche, Opportunity= Chance, Threat= Risiko). Stärken und Schwächen sind Bereiche der Gegenwart, Chancen und Risiken sind Prozesse der Zukunft.

Das Ergebnis von der Analyse ist das Ableiten von Aufgaben wie, welche Schwächen müssen beseitigt werden, oder welche Stärken können genutzt werden? In der Praxis konzentrieren sich Verantwortliche nur auf die Schwächen, ohne Stärken gezielt zu nutzen, dabei sollen die Stärken helfen die Schwächen zu überwinden.

Kann man ein Problem nicht lösen, so kann man es der zuständigen Funktion weiterleiten, um es dort zu beheben. In der Planung wird ein Gesamtplan entwickelt, wie die zuvor in der Analyse entwickelten Aufgaben, zu lösen sind. Der Plan besteht aus drei wesentlichen Fragen, erstens, welcher Zustand soll erreicht werden. Zweitens, mit welchem Verhalten soll der Zustand erreicht werden und drittens, mit welchem Instrument kann das Ziel erreicht werden. Im nächsten Abschnitt wird das Ziel näher beschrieben, es gibt den Zustand an, der erreicht werden soll. Man kann es mit dem Leistungsversprechen gleichsetzen, da dort festgelegt ist, was erreicht worden ist, wenn die Kommunikationsaktivität beendet wird. Ziele sind Aussagen über angestrebte Ziele, die handhabbar sind, damit sie umgesetzt werden können. Sie sind auch präzise zu formulieren, damit sie als Grundlage für Entscheidungen dienen, oder sollten sie messbar sein, damit man sie kontrollieren kann und zu einem bestimmten Punkt erreichbar, um den Erfolg bestimmen zu können.

Je genauer Ziele formuliert sind, desto genauer kann man den Erfolg prüfen.

Das Setzen von Zielen dient einerseits der Koordination, sodass alle Aktivitäten auf das Ziel ausgerichtet sind, dies beinhaltet auch den Einsatz von Personal, Geld und Energie der Beteiligten. Andererseits dem Kontrollieren, um durch präzises formulieren des Zieles geprüft werden kann, ob der angestrebte Zustand erreicht wurde. Zwischenziele dienen dazu Mitarbeiter zu motivieren

Bestandteile einer Zielformulierung sind, der Inhalt, dann das Ausmaß, wo die Intensität der Maßnahme festgelegt ist, oder Gruppenbesprechungen wöchentlich oder monatlich stattfinden sollen. Die Richtung, die angibt, ob etwas aufgebaut, gehalten oder abgebaut wird und der Zeitpunkt, an dem etwas erreicht werden soll.[3] Dieses wird oftmals wöchentlich und monatlich angesetzt wird. Ziele dieses Instrumentes ist die direkte Kommunikation  der Beteiligten, eine konkrete Aufgabenverteilung, Abgrenzung der Aufgabebereiche und eben die Chance das eigene Interesse zu vertreten.

Vorteil gegenüber dem Schriftverkehr ist vor allem, dass hier nicht nur jeder seinen eigenen Standpunkt darbringen kann, sondern es kommt ein Gespräch zustande, welches oft eine gemeinsame Lösung mit sich bringt. Beim Schriftverkehr hingegen ist jeder immer auf seinen Eigenvorteil bedacht, dies stellt oft ein Problem bei der Lösungserarbeitung dar. Unter anderem kann bei JOUR FIX aufgrund des Protokollierens auf Leistungsstörung im Vorfeld eingegangen werden und sich darauf vorbereiten.  Hier kommt auch der Aspekt des Schulterschluss zu greifen. Die Beteiligten müssen sich zum Gelingen und um den Besteller von Schaden zu bewahren vom Vorliegen der positiven Bedingungen Gewissheit verschaffen.

Organisation der Projektkommunikation

Grundlegend kann man sagen, dass ein Unternehmen nur dann erfolgreich kommunizieren kann, wenn die Kommunikation durch unterschiedlichste Organisationsmaßnahmen unterstützt wird. Um ein einheitliches Kommunikationsprogramm zu erfüllen ist es wichtig die unterschiedlichsten Abteilungen eines Unternehmens so zu organisieren, dass eine funktionale Zusammenarbeit der einzelnen Kommunikationspartner gewährleistet wird.[4]

Strukturen

Es werden grundsätzlich drei verschiedene Typen der Organisationsformen unterschieden, funktionsorientierte- und objektorientierte Organisationsstrukturen und die Matrixorganisation.

In einer funktionsorientierten Organisation sind gleichartige Funktionen zusammengefasst. Diese Art der Organisationsstruktur zeichnet sich durch eine starke Zentralisierung von Entscheidungsbefugnissen aus, da die Funktionsleiter über die Aktivitäten des gesamten Unternehmens zu entscheiden haben.[5]

In der objektorientierten Organisationsform werden ausgehend von bestimmten Objekten Funktionen zusammengefasst, die für die Bearbeitung notwendig sind. Dezentralisierung ist eines der Hauptmerkmale dieser Organisationsstruktur. Durch Zentralabteilungen werden geschäftsübergreifende gleichartige Unternehmensfunktionen zusammengefasst und unterstützen somit die anderen Bereiche.[6]

Die Matrixorganisation ist meist durch ein Mehrliniensystem miteinander verbunden. Unterschiedliche funktionsbezogene Entscheidungssysteme können verschiedenste Produkte gleichzeitig bearbeiten, aber jeweils nur in Ihrem Aufgabenbereich. Durch dieses System kommt es zu einer möglichen Verbesserung der Entscheidungsqualität und die Stab-Linien-Konflikte können dadurch verhindert werden.[7]

Ebenfalls kann man zwischen vertikalen und horizontalen Koordinationsmechanismen unterscheiden. Eine Hierarchie stellt den vertikalen Koordinationsmechanismus dar, denn durch eine rangmäßige Einstufung wird ein gestaffeltes System von Über- und Unterordnungen geschaffen. In den letzten Jahren haben sich verstärkt horizontale Koordinationsmechanismen entwickelt, darunter versteht man eine Form der Abstimmung von Organisationseinheiten, besser bekannt als Teamarbeit. „Unter Teams werden zeitlich begrenzt oder unbegrenzt zusammengehörige zahlenmäßig überschaubare Gruppen von Personen betrachtet, die sich durch eine gemeinsame Zielsetzung auszeichnen“.[8]

Netzwerke

„Netzwerke sind soziale Beziehungen zwischen Menschen, die in einem festgelegten Raum stattfinden und streng am Nutzen orientiert sind.“ Jedes dieser drei Merkmale muss ein Netzwerk aufweisen, sonst wird sein Funktionieren in Frage gestellt. Ziel von Netzwerken ist die Optimierung der Kommunikation und das Wissen zur Umsetzung der langfristigen Unternehmensstrategien.

In den letzten Jahren haben Netzwerke enorm zugenommen. Dies aufgrund der Kommunikation der unterschiedlichen Unternehmen, das Wissen das ausgetauscht werden kann und natürlich auch „sich auflösende Unternehmensgrenzen“, die dem Unternehmen einen weiteren Horizont an Möglichkeiten und Informationen bietet. In der heutigen Zeit erfordert die Entwicklung der Märkte neue Arbeitsweisen, neue Arbeitsstrukturen und neues gewandeltes Kommunikationsverhalten und genau durch diese Netzwerke werden diese genannten Punkte in den Unternehmen gefördert.[9]

Aspekte der Kommunikation/Besprechung

Die Organisation im Projekt sollte eine gewisse Struktur haben. Zu Beginn sollte man sich überlegen:

Wann mache ich welche Besprechung?

Wer ist wichtig für diese Besprechung, welche Personen ziehe ich hinzu?

Wo findet die Besprechung statt oder mach ich eine Videokonferenz?

Dann welche Probleme werden angesprochen?

Was muss bis wann erledigt werden?

Es geht im primären darum, den Ablauf der gesamten Besprechung zu planen. Man muss die Personen einladen, die wichtig für die Besprechungen sind. Wichtig ist es auch zum Beispiel Behörden diesen Besprechungen hinzuzuziehen, um im Vorfeld mit diesen über die Vorhaben zu sprechen, damit diese von Anfang an in das Projekt einbezogen werden, umso einige Probleme vorab beseitigen zu können. Die Besprechungen dienen dazu sämtliche Probleme zu erfassen und einzelne Sachen festzulegen. Der Schriftführer oder Besprechungsprotokollführer schreibt anhand der Besprechungen die Punkte auf. Das Besprechungsprotokoll wird danach von den Anwesenden unterschrieben und wird somit zur Kenntnis genommen und ist damit weitgehend verpflichtend. Somit ist es sinnvoll Ziele festzulegen und Termine zur Erfüllung dieser festzulegen. Man erstellt sozusagen eine Todo-Liste. Wenn man eben genau diese Punkte im vorab abklärt und diese Besprechungen regelmäßig durchführt, zum Beispiel JOUR FIXE, werden im Vorfeld viele Probleme beseitigt, was wiederrum Zeit und Kosten spart und somit proportional zum Erfolg steht.

 

Interne Kommunikation

Die interne Projektkommunikation zieht sich als elementarer und existenzieller Teil von Beginn an durch alle Phasen eines Projektes. Dazu gehört der gesamte Informationsfluss, Informationsaustausch, sowie die Rückmeldung innerhalb einer Projektorganisation. Die Kommunikation sollte bei jedem Vorhaben gut geplant und strukturiert sein.

Geprägt wird die Kommunikation durch die Organisation, beteiligte Personen und die Informationstechnik.[10]

 

 

Als Mitarbeiterkommunikation versteht man die interne Kommunikation mit Unternehmen und anderen Organisationen, durch eine verbale und nonverbale Kommunikation. Diese kann in zwei unterschiedliche Arten unterteilt, in die formelle und informelle interne Kommunikation.

Die formelle Kommunikation umfasst alle Inhalte und Kanäle, welche dauerhaft eingerichtet werden und personenunabhängig organisiert sind. Sie sollen einen reibungslosen innerbetrieblichen Kommunikationsfluss gewährleisten. Die informelle Kommunikation ist jedoch nicht sehr zuverlässig und berechenbar, denn der Austausch von Informationen efolgt ohne formale Dienstwege beachten zu müssen.[11]

Es gibt verschiedene Möglichkeiten um Informationen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern auszutauschen. „Top down“ nennt sich die erste Methode, bei welcher der Vorgesetzte den Mitarbeitern die notwendigen Informationen zu Aufträgen gibt. Die zweite Methode nennt sich „bottom up“, bei welcher der Mitarbeiter t seinen Vorgesetzten über einen Erfolg oder eine Erkenntnis informiert. Als dritte mögliche Methode um Informationen weiterzuleiten, bietet sich die „Querinformation“ an. Dabei informieren sich die Mitarbeiter gegenseitig über relevante Vorfälle oder Ereignisse, welche für sie wichtig sein könnten. 

Damit in einem Betrieb oder bei einem Projekt der Kommunikationsfluss nicht unterbrochen wird, müssen alle Beteiligte ihren Beitrag dazu leisten. Es können dabei natürlich auch Probleme auftreten:

  • Fehler in der Wahrnehmung, der Übertragung, der Auswahl und in der Deutung,
  • Zeitliche Verzögerungen,
  • Oder äußere Einflüsse können Form, Inhalt und Schnelligkeit beeinträchtigen.[12]

 

Der Austausch von Daten kann in verschiedene Instrumente unterteilt werden.  Die interne Kommunikation kann neben der formellen und informellen Kommunikation, auch noch in drei weitere Arten der Informationsübermittlung eingeteilt werden: Persönliche, schriftliche und elektronische Kommunikation. [13]

Die persönliche Kommunikation kann auch als erklärende Kommunikation bezeichnet werden. Bei einer Umstrukturierung oder Neuausrichtung ist es leichter den Mitarbeiten mündlich  die neuen Mitteilungen zu überbringen. Bei Zweifeln oder Bedenken können die Beteiligten sofort ihre Meinung äußern und die Vorgesetzten haben die Möglichkeit Missverständnisse zu klären. Eine weitere Möglichkeit um Daten im größeren Umfang persönlich auszutauschen, sind Veranstaltungen. Mitarbeiter bekommen alle dieselbe Botschaft am selben Ort. Weitere Optionen um mit Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, wären Betriebsversammlungen, Informationstreffen, Seminare oder Diskussionsveranstaltungen.[14]

Die schriftliche Kommunikation bringt den Vorteil mit sich, dass Informationen gezielt und direkt an den Adressaten gerichtet werden und ein spezielles Thema hervorgehoben wird. Da die Informationen schriftlich vorliegen, können sie auch gesammelt oder nachgelesen werden. Der Nachteil dabei ist, dass die Wirkung der Information nicht erkannt werden kann und auch eine direkte Rückmeldung länger dauert. Zu den schriftlichen Medien zählen Informationsschreiben, Eildienst, Faltblatt, Mitarbeiterzeitung, Journale und Magazine. [15]

Durch die vielen technischen Neuentwicklungen der heutigen Zeit können Informationen immer leichter ausgetauscht werden. Computer, Internet, E-mails und Intranet erleichtern das Kommunizieren bei Projekten. Daten können problemlos und ohne Zeitverluste ausgetauscht werden. Auch der Ort spielt keine Rolle mehr, denn im heutigen Zeitalter gehören Videokonferenzen via Skype oder Google Hangout, zum Alltag im Büro. Dieses Medium ist nicht öffentlich zugänglich und nur die Mitarbeiter können darauf zugreifen. Das Intranet ermöglicht den internen Austausch von Daten. Die Teilnehmer müssen ihre Zugangsdaten eingeben um die Informationen oder interne Softwareprogramme verwenden zu können. [16]

Externe Kommunikation

Die externe Kommunikation bezieht sich auf die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten und den externen Steakholdern. Unter externen Steakholdern werden die verschiedensten Anspruchsgruppen außerhalb der Projektorganisation verstanden, welches in ein globales und näheres Umfeld unterteilt werden können. Die Beteiligten aus dem näheren Umfeld interagieren mit dem Projekt und jene aus dem globalen Umfeld üben einen Einfluss aus. Zu den Aufgabenbereichen der externen Kommunikation gehören das Informieren, Begleiten und Bestärken. [17]

Zu einer der wichtigsten Aufgaben der Projektkommunikation zählt die Kommunikation mit Journalisten.  Diese können durch die verschiedenen Medien, wie Zeitungen oder Internet, Informationen rasch verbreiten und gelten als sehr glaubwürdig. Menschen vertrauen ihnen, da die meisten Artikel und Themen gut recherchiert sind und von verschiedenen Quellen untermauert werden. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass die Medien selbst entscheiden welche Informationen für ihre Leser relevant sind und wann diese veröffentlicht werden. Daher sind Journalisten als eine Art Kommunikationspartner anzusehen, mit welchen man eine gute, langfristige und persönliche Beziehung aufbauen sollte.[18]

Für Projekte ist eine gute Kommunikation zu den Mitbürgern und Mitbürgerinnen eine Voraussetzung für einen nachhaltigen Projekterfolg. Intensiver Kontakt zu den Nachbarn verstärkt das Vertrauen und die Akzeptanz.  Menschen in näherer Umgebung eines Unternehmens oder Projekts sind direkt oder indirekt von den Auswirkungen betroffen. Um Konflikte zu vermeiden sollte man mit den Nachbarn reden und die eigenen Ziele erklären. Probleme und Sorgen können schneller beseitig werden, wenn sie persönlich mit den Betroffenen spricht. Die Anrainer sollen erkennen, dass sich die Projektsteuerung um sie kümmert und Verantwortung für ihre eigenen Handlungen auf sich nimmt. Fragen können auch durch Broschüren und Anzeigen beantwortet werden, jedoch sollte der persönliche Kontakt nicht verloren gehen. [19] Durch das Gespräch mit Anwohnern erhält man für ein Projekt nützliche Hinweise, die für ein Vorhaben von großer Bedeutung sein können. Ein weiterer Schritt zu einer gut funktionierenden Nachbarschaftskommunikation ist die Wahl der geeigneten Instrumente.  Diese sind einerseits abhängig von den Personen, Gruppen bzw. Behörden welche am Dialog beteiligt sind, andererseits inwieweit Medien und die Öffentlichkeit in das Projekt miteinbezogen werden. Je nach Zeit- und Kostenaufwand gibt es verschiedene Möglichkeiten den Kontakt zu den Beteiligten herzustellen. Mögliche Varianten wären Veranstaltungen, wie Tag der offenen Türen oder Betriebsbesichtigungen, wo Leute einen Blick hinter die Kulissen erhalten. [20]

Ein weiterer Punkt der externen Kommunikation ist die Kundenkommunikation, welche  vor allem für das Image eines Projekts von großer Bedeutung ist. Fühlen sich die Mitarbeiter wohl und bestärkt in ihrem Job, so können sie dies auch auf ihre Kunden übertragen. Der Ruf eines Projekts oder eines Unternehmens ist oftmals entscheidend ob sich die Kundschaft für oder gegen sie entscheidet. Ziele der Kundenkommunikation liegen in der Herstellung, Pflege und im Ausbau einer positiven Kundenbeziehung sowie der langfristigen Bindung der Kunden.  Die Verbesserung der Kundenkommunikation und des Kundenservices zählen zu den wichtigsten Zielen eines Unternehmens. Auch Kundenzeitschriften und Homepages im Internet können eine Bindung zum Verbraucher aufbauen. [21]

Zusammenfassend kann man sagen, dass Kommunikation einer der wichtigsten Teilbereiche des Projektmanagements ist. Der erfolgreiche Abschluss eines Projektes erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation der Kommunikation. Sie stellt den wichtigsten Teil in einem Projekt dar, der entscheidend ist ob und wie erfolgreich das Projekt sein wird.

 

Konkretes FALLBEISPIEL und der Einsatz von Yammer

Aufgabenstellung

Erstellen Sie für ein fiktives Hochbauprojekt ein Kommunikationskonzept. Dabei sollten z.B. folgende Fragen in den Konzept beantwortet werden: welche Besprechungsroutinen gibt es und wer nimmt daran teil bzw. wo und wann finden die Besprechungen statt?; welche Tools werden zur Unterstützung der Kommunikation zugelassen?; wie kann der Dateiaustausch erfolgen bzw. welche Dateiformate sind zulässig? etc.

Sehen Sie sich bitte auch YAMMER (https://www.yammer.com/) an und überlegen Sie, wie dieses Tool zur Unterstützung der Projektkommunikation im Hochbau insbesondere bei dezentralen Projektteams eingesetzt werden kann.


Ausarbeitung

 

Bei allen Phasen:              -Besprechung mit Team

                                          -Besprechung mit Behörden          ---->  Terminplanung/Jour Fixe gemäß Phase!

                                          -Besprechung mit Bauherrn                    Dokumentation/Protokoll in allen Phasen!

 

 

Grundsätzlich wäre es sinnvoll die einzelnen Besprechungen an den Vertragsterminplan angelehnt.

Wir gehen davon aus, dass das basic engineering bereits durchgeführt wurde bzw. das ges. Bauvorhaben an einen Generalunternehmer vergeben wurde.

Zu Beginn sollte ein allgemeines Kick off Meeting bzgl. Aufgabenverteilung und Ansprechpersonen sowie Kommunikationen abgehalten werden. Das erste Meeting wird wahrscheinlich im Firmensitz des Generalunternehmers durchgeführt werden.

 

 

Aufgabenverteilung zu den einzelnen Projektphasen


Phasen

 

Besprechungen

Aufgaben

 

 

 

 

 

Projektvorbereitung

 

 

 

 

 

Projektstartbesprechung

Grundlegende Festlegung:

-          Ansprechperson

-          Aufgabenverteilung der jeweiligen AN `s

Festlegung der Kommunikation:

-          Nochmalige Vorstellung des Kommunikationsportals z.B. Conject

-          Festlegung des offiziell zuführenden Schriftverkehrs – Betreffzeile, Verteiler etc.

-          Festlegung der Anwendungsformate sowie Versionsstand– Word und Excel 2007, MS-Projekt 2007, Auto CAD 2012

Festlegung der Freigabeprozedere:

-          Festlegung der Hierarchie – Architektur, Innenausbau, Außengestaltung, Statiker etc.

-          Erklärung der einzelnen Revisionsstände a – f

 

 

 

Planung

 

 

 

Planungsbesprechungen

Festlegung der Arbeitszeiten

Einholung der Arbeitsgenehmigungen/Erstellung von PERMIT´s

Bestimmung von

-          Transportwege

-          Hubarbeiten

-          PSA – Persönliche Schutzausrüstung

-          Montagekonzepte

 

 

Ausführungsvorbereitung

 

 

Ausschreibungsbesprechung

Polierplanung

 

Kick off Baustellenlogistik

-          Festlegung der Transportwege

-          Festlegung der Brückenklassen

-          Anmeldung der Transporte

-          Abfallentsorgung

 

 

Ausführung

 

 

Baubesprechung

Kick off Bauschäden

Erläuterung von Bauschäden

-          Gliederung Allgemeiner Bauschäden

-          Zuordbare Bauschäden

-          Nachweisführung

-          Prozedere Einreichung und Verrechnung

 

Projektabschluss

 

Projektabschlussgespräch

Kick off Fertigung

-          Besichtigung

-          Abnahme

 

Beschreibung der Besprechungsarten

 

Besprechungsart

Wann

Wie oft

Wer

Wo

Protokollführer

Wer leitet

 
 

Projektstartbesprechung (Kick off Meeting)

Entwicklungsphase

einmalig

Bauherr, Projektleiter, Projektteam, Architekt

Firmensitz

Techniker

Projektleiter (PL)

 

Statusbesprechung

Alle Phasen

monatlich

Bauherr, Projektleiter, Projektteam

Firmensitz

Baustelle

Techniker

PL

 

Planungsbesprechungen

Vorentwurfsphase

Alle 2 Woche

AG, Örtliche Bauaufsicht (ÖBA), Architekten,

Statik, alle AN

PL, Technik

Firmensitz

Techniker

Hauptfachplaner

 

Planungsbesprechungen

Entwurfsphase

wöchentlich

AG, ÖBA, Architekten,

Statik, alle AN

PL, Technik

Firmensitz

Techniker

Hauptfachplaner

 

Angebotsbesprechung

Planungsphase

1 mal

AG, AN

Firmensitz

Techniker

Hauptfachplaner

 

Baubesprechung

Ausführungsphase

wöchentlich

ÖBA, jeweiliger Bauleiter

vor Ort

Baustelle

Techniker

PL, BL

 

Terminbesprechung

(Jour Fixe)

alle Phasen

2x Monat

AG, ÖBA, gemäß Phase

Firmensitz

Baustelle

Techniker

BL,PL

 

Feedbackbesprechung

nach Abschluss

einmalig

alle

Firmensitz

Techniker

PL

 

Projektabschlussgespräch

kurz vor/nach Übernahme

einmalig

Bauherr, Projektteam

Firmensitz

Techniker

PL

 

 

 

Kurzbeschreibung Yammer

Yammer ist vom Aufbau her sehr einfach gestaltet und ähnelt Facebook, weswegen die Bedingung relativ leicht fällt. Nach der Registrierung besitzt jeder ein Profil, in dem verschiedene Information sowie Lebenslauf und so weiter integriert kann.

Es ist ideal um die interne Kommunikation im Unternehmen abzuwickeln. Man besitzt zum Beispiel die Möglichkeiten Gruppen zu erstellen, Dokumente und Bilder hochzuladen. So kann hat jeder, der sich zum Beispiel in dieser Gruppe befindet, Zugriff auf die Dateien und kann diese problemlos runterladen und verwenden. Es ermöglicht unter anderem eigene Gruppe für einzelne Projekte herzustellen, umso wichtige Informationen schnell an alle Beteiligten weiterzuleiten. Das ganze System ist natürlich über Smartphone, sowie Tablet über eine eigens speziell dafür erstelle Yammer Application zu erreichen. Der Austausch von Dokumenten und der gemeinsamen Bearbeitung dieser, ist sicher einer der größten Vorteile dieses Netzwerkes. Es könnte in naher Zukunft sogar einen Großteils des E-Mailverkehrs abschaffen, sofern die anderen Projektmitarbeiter dies unterstützen beziehungsweise nutzen. Auf der Plattform selber hat man auch die Möglichkeit Apps auszuprobieren und im Nachhinein zu kaufen wie zum Beispiel einen Kalender für bestimmte Events und Termine.

 

Kurzbeschreibung der Benutzeroberfläche

Wie im unteren Bild ersichtlich, kann man hier genau wie bei Facebook ein Profilfoto hochladen.

Auf der linken Seite unter dem Bild gibt es das Aktionsfeld Inbox, wo Nachrichten verschickt und empfangen werden.

Es können auch Gruppen erstellt werden und auch nach bestimmten Gruppen gesucht werden um die Kommunikation auf bestimmten Personen abzugrenzen. Das Aktionsfeld Networks dient zur Verwaltung der einzelnen Netzwerke. Wenn sich zum Beispiel die einzelnen Personen mit ihrer Mail-Adresse der Firma anmelden, wird automatisch ein neues Netzwerk mit dieser Mail Domäne generiert. Es gibt natürlich die Möglichkeit noch weitere Netzwerke hinzuzufügen.

Man kann, wie auch bei Facebook einen Status mitteilen, der anschließend kommentiert und geteilt werden kann.

Ebenfalls können Dokumente und Bilder sowie Fragen gestellt werden, mit den auszuwählenden Antworten. Es können sogar Events, bzw. Termine erstellt werden und Einladungen verschickt werden.

 

 

Das gelbe Feld gibt Auskunft über den Status des Profiles, das heißt, wie Vollständig ist das Profil. Es gibt die Möglichkeit Yammer über eine App zu installieren. Yammer kann auch auf den Desktop direkt verlinkt werden.

Im darunterliegenden Feld sind die letzten Aktivitäten der User ersichtlich. Die Hauptinformation wird groß in Feldmitte angezeigt, wird etwas geliked wird es in Spalte Recent Activity dargestellt.

Es gibt des Weiterem noch einen Online Chat, wo man sich time in time mit jemandem über ein Thema unterhalten kann.

 

 

 

Hier ist unser Auszug, welche Frage wir an die Community gestellt haben. Jedoch haben wir leider noch kein Feedback bekommen.

 

 

Zum Schluss haben wir noch an der Bearbeitung eines von einem Mitglied unseres Netzwerkes erstellten Dokumentes teilgenommen. Wie in dem Bild oben ersichtlich ist, kann man die Datei beliebig kommentieren. Das File kann bearbeitet werden, per Mail versendet werden und heruntergeladen werden.

 

 

Man sieht Yammer ist sehr vielseitig und sicher für einige Unternehmen interessant. Ein Problem stellt sicher auch die Datenschutzrichtlinie da. Wie bei Facebook werden sämtliche Daten auf einen Server abgespeichert, was natürlich kritisch bei wichtigen internen Daten ist, die nicht nach außen gelangen sollen. Ob es wirklich mit dem gleichen Engagement wie Facebook genutzt wird, ist wieder die andere Frage.

 

 



[1] Willems, Antje: „Unternehmen – Projekt – Kommunikation – Erfolg“. Stand: 03.11.2013. http://www.mittelstandsdialog.de/Home/Unternehmen-Projekt-Kommunikation-Erfolg-42d346.html (abgerufen am 03.11.2013)

[2] Herbst, Dieter (2003), Unternehmenskommunikation, 1.Auflage, Cornelsen Verlag, Berlin, S.24-46 und S.85-90

[3] Vgl. Herbst, Dieter: Unternehmenskommunikation. Professionelles Management. Kommunikation mit wichtigen Bezugsgruppen. Instrumente und spezielle Anwendungsfelder. Berlin: Cornelsen Verlag 2012

[4] Handbuch der Unternehmenskommunikation

[5] Handbuch der Unternehmenskommunikation

[6] Handbuch zur Unternehmenskommunikation

[8] Handbuch zur Unternehmenskommunikation

[9] Unternehmenskommunikation

[10] Vgl. Bedeutung und Steuerung der internen und externen Projektkommunikation von großen Infrastrukturprojekten. Zürich 22.01.2010. http://www.ibi.ethz.ch/bb/education/master_thesis/merz_master (Stand: 18.11.2013)

[11] Vgl. Interne Kommunikation. http://de.wikipedia.org/wiki/Interne_Kommunikation (Stand:18.11.2013)

[12] Vgl. Herbst, Dieter: Unternehmenskommunikation. Professionelles Management. Kommunikation mit wichtigen Bezugsgruppen. Instrumente und spezielle Anwendungsfelder. Berlin: Cornelsen Verlag 2012.

[13] Vgl. Ebda, S. 213 ff.

[14] Vgl. Ebda, S. 214

[15] Vgl. Herbst, (Anm.3) S. 215

[16] Vgl. Herbst, (Anm.3) S. 218

[17] Vgl. (Anm.1) S. 33

[18] Vgl. Herbst, (Anm.3) S. 231 ff

[19] Vgl. Herbst, (Anm.3) S. 284 f

[20]Vgl. Betriebe und ihre Nachbarn: Vertrauen aufbauen- Konflikte lösen. http://www.hammerbacher.de/_downloads/2013pdf/Broschuere-Nachbarschaftsdialog.pdf  (Stand:18.11.2013)

[21] Kundenkommunikation. http://www.legodo.com/infocenter/glossar/kundenkommunikation/  (Stand: 18.11.2013)

 

 

Die Beiträge dieser Reihe entstammen dem Lehrbetrieb und wurden von den Autoren explizit openPM zur Verfügung gestellt. Die Artikel dürfen und sollen im Wiki weiterleben und auch weiterentwickelt werden. Ergänzungen, Verlinkungen, Korrekturen und Diskussion sind herzlich willkommen.

Und auch über neue Beiträge freuen wir uns besonders!

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