Team Workshop mit Kartenmoderation

Ein Werkzeug, um innerhalb eines Teams einen Workshop zur Klärung von z.B.  “atmosphärischen” Problemen durchzuführen ist eine Kartenmoderation. In diesem Artikel beschreibe ich, welche Hilfsmittel benötigt werden und wie der Ablauf des Workshops ist. 

Natürlich beziehen sich alle Angaben auf meine subjektiven Erfahrungen. Ich lade herzlich ein, diesen Artikel zu ergänzen und zu vervollständigen. 

Sinn & Zweck

Eine Kartenmoderation kann bei vielen Themenstellungen erfolgreich sein. Aus meiner Sicht ist dieses Werkzeug besonders zielführend, wenn z.B. in einem Team atmosphärische Störungen entstanden sind und etwas “Sand ins Getriebe” gekommen ist. Durch eine Kartenmoderation können gegensätzliche Standpunkte thematisiert und gelöst werden. Auch unterschwellige Konflikte können ans Tageslicht gebracht und geklärt werden. Es werden gemeinsame Prioritäten und Maßnahmen erarbeitet.

Natürlich gibt es keine Garantie auf ein Gelingen, aber bei konstruktiv geführter Diskussion und passender Moderation sollte es gelingen.

Materialien

  • 1-2 große Whiteboards/Moderationstafeln
  • 10  Karten pro Teilnehmer (weiß)
  • 2 Karten pro Teilnehmer (rot)
  • 1 Stift pro Teilnehmer
  • große weiße Blätter zum Aufstellen eines Maßnahmenplans
  • Aufkleber in Punktform zur Priorisierung der Spalten
  • 1 (möglichst neutraler/unbefangener) Moderator

(Die meisten Materialien findet man in so genannten Moderationskoffern)

Vorbereitung des Workshops

Aus dem Workshop hervorgehen soll idealerweise ein Maßnahmenplan, mit Maßnahmen, die vom Team gemeinsam verabschiedet worden sind. Dazu einfach eine Tabelle auf ein großes weißes Blatt (oder aufs Whiteboard) schreiben mit z.B. folgenden Spalten:

 

 Diesen Maßnahmenplan bis zur weiter unten beschriebenen Phase 4 erstmal verdeckt lassen.

 Zusätzlich sollten mehrere Zettel mit Zahlen von 1-10 beschriftet werden. Diese werden in Phase 2+3 gebraucht, um die Themen zu gruppieren. 

Durchführung

Der Workshop teilt sich in mehrere Phasen auf.

Einleitung

Der Moderator führt nochmal auf das Thema des Workshops hin und verdeutlicht das Ziel (Maßnahmenplan).

Phase 1: Themen aufschreiben (Dauer: 15-30min, je nach Teilnehmeranzahl)

Alle Teilnehmer bekommen nun die Zettel und einen Stift zum Aufschreiben der Themen. Dabei kann jeder Punkte notieren, die ihn persönlich betreffen, aber auch Punkte, die ihm im Verhalten bei anderen aufgefallen sind, bzw. allgemeine Punkte, die alle betreffen. 

Das aufschreiben sollte so geschehen, dass keiner beim anderen sehen kann, was er oder sie schreibt. Es sollte auch auf keiner Karte ein Name vom Ersteller geschrieben werden.

Ist einem Teilnehmer ein Punkt besonders wichtig, so kann er diesen auf eine rote Karte notieren, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Am Ende von Phase 1 sammelt der Moderator alle Zettel ein und mischt diese gut durch. 

Phase 2: Themen aufnehmen und ordnen (Dauer: 60-90min, je nach Teilnehmeranzahl)

Der Moderator pinnt jetzt die durchnummerieren Spaltenzettel an die Moderationswand und fängt an die Karten laut vorzulesen. Das Team/die Teilnehmer entscheiden bei jeder Karte, ob diese verständlich ist und in welche Spalte diese aufgenommen werden soll. Ziel ist, dass die Karten thematisch gruppiert werden. Ist eine Karte nicht verständlich, wird der Autor gebeten, diese zu erklären. Der Autor hat auch ein Vetorecht, wenn eine Karte aus seiner Sicht “falsch” gruppiert wurde.

Am Ende von Phase 2 sollte die Gruppe die durchnummerierten Spalten mit Überschriften versehen, die die darunter befindlichen Karten zusammenfasst. Es bilden sich dann Oberpunkte heraus, z.B. Kommunikation oder Qualität.

Phase 3: Themen diskutieren (120-240min, je nach Teilnehmeranzahl)

Nach der Gruppierung der Karten und Bildung der Überschriften der Spalten werden die Themen jetzt priorisiert. Dazu erhält jeder Teilnehmer eine vorher sinnvoll definierte Anzahl an Punktaufklebern. Jeder Teilnehmer darf nun Punkte an die Überschriftskarten kleben, um zu verdeutlichen, welches Themen im am wichtigsten sind. Hierbei sollten minimale Regeln aufgestellt werden. Zum Beispiel “maximal 2 Punkte an ein Thema”, damit keiner alle Punkte an ein Thema klebt.

Nach der Priorisierung, werden die Themen nun anhand der vergebenen Punkte im Team diskutiert.

Phase 4: Maßnahmen definieren (60-90min, je nach Teilnehmeranzahl)

Die Phase 4 ist in den meisten Fällen bereits in Phase 3 mit angefangen worden. Wenn sich nach der Besprechung eines Themas eine sinnvolle Maßnahme ableiten lässt, so wird diese nun in einem Maßnahmenplan festgehalten.

Abschließende Überlegungen

Neben der eher konventionellen Art mit Whiteboards, Magneten und Karten könnte ich mir auch den Einsatz von z.B. Stattys sehr gut vorstellen. Das habe ich aber bisher noch nicht probiert.

Wie bei allen Methoden und Werkzeugen können sie nur eine Art Katalysator darstellen. Gibt es in einem Team Spannungen, so muss bei den Teilnehmern auf die Bereitschaft zur Veränderung vorhanden sein. Ist dies nicht so, werden die kritischen Themen nur oberflächlich angerissen oder es wird ihnen gar ausgewichen. Hier ist auch der Moderator gefragt mit Fingerspitzengefühl auch mal in eine Wunde zu bohren.

Beitragende

 

 

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3 Kommentare

  1. Sehr interessanter Beitrag, vor allem sehr passend zu einer Situation, die ich erst kürzlich erlebt habe. Als externer Consultant habe ich einem Face-to-Face Team Meeting beigewohnt, durfte mich aber lediglich in der Rolle der Zuhörers/Protokollanten üben. Obwohl ich Vorschläge für eine Struktur (ähnlicher Richtung wie in diesem Beitrag) gemacht habe, wurden diese abgelehnt. In der Folge verlief der Workshop ohne Plan und Struktur, die Ergebnisse möchte ich maximal als durchschnittlich bewerten, was wirklich schade ist.

    Hätte man im Vorfeld solche Überlegungen getätigt, wie Sie es in diesem Artikel darstellen, wäre das Meeting wohl komplett anders, nämlich besser, effektiver und strukturierter, verlaufen.

    Was ich allerdings aus meiner (wenn auch kurzen) Erfahrung gerne anmerken möchte ist, dass geplante Zeitfenster > 90 Minuten (siehe Phase 3 oben!) in der Regel dazu führen, dass die Konzentration nach 1,5 Stunden stark nachlässt und die Unruhe größer wird. Daher bin ich ein Fan von kürzeren Arbeitsphasen zwischen maximal 60 und 90 Minuten...

    Ansonsten top! (Zwinkern)

     

  2. Kleine Ergänzung: für absolut grundlegend halte ich bei solchen Meetings/Workshop, dass die Teilnehmer stets thematisch abgeholt und einbezogen sind. Ansonsten läuft das Ganze in eine Richtung, die niemanden voran bringt.

  3. Hallo Christian, ich hatte stattys schon mehrfach im Einsatz, die haben meinen Moderationskoffer inzwischen abgeloest

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