Vorlage: Arbeitspaketbeschreibung

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Arbeitspaket <Projektnummer / PSP-Code> <Name>

Kopfdaten

Version: <Versionsnummer>

Datum: <Datum zur letzten Version>

Status: (erstellt | freigegeben | abgeschlossen)

Verantwortlicher: <Name des Arbeitspaket-Verantwortlichen>

Dauer: <geschätzte Dauer der Bearbeitung>

Termin: <Fertig

Aufwand: <geschätzer Aufwand zur Bearbeitung> / intern + extern

Beschaffungsbudget: 

Historie

VersionDatumBearbeiterÄnderung
    
    

 

Beschreibung

<Beschreibung des Arbeitspakets>

Hinweis zum Ausfüllen: Was soll mit dem Arbeitspaket erreicht werden? Was soll gemacht werden? 

Beispiel: tbd.

Ergebnisse

<Beschreibung der verbindlichen und abnahmerelevanten Ergebnisse des Arbeitspakets>

Hinweis zum Ausfüllen: Was sind die überprüfbaren Ergebnisse des Arbeitspakets? Und wie werden sie überprüft und abgenommen (Definition of Done).

Beispiel: tbd.

Aktivitäten und Leistungsbeschreibung

<Beschreibung der erwarteten Aktivitäten innerhalb des Arbeitspakets: Wie soll gearbeitet werden?>

Messung des Fortschrittsgrads

<Beschreibung wie der Fortschritt gemessen wird und welche Statusschritte es gibt>

Voraussetzung und Abhängigkeiten / Schnittstellen

<Alle Zulieferungen oder Voraussetzung, die zur erfolgreichen Bearbeitung des Arbeitspakets notwendig sind>

Beteiligte Ressourcen

<Wer oder Was muss an dem Arbeitspaket mitwirken?>

Anlagen

<Liste aller Anlagen zum Arbeitspaket>

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17 Kommentare

  1. Marc Widmann sagt:

    Habe Termin, Beschaffungsbudget, Leistungsbeschreibung, Fortschrittsgradmessmethode, Schnittstellen und Anlagen ergänzt.

    1. Danke! Wie unterscheidet sich Leistungsbeschreibung von Beschreibung? Bzw. was verstehst Du unter Leistungsbeschreibung?

    2. Noch eine Frage: Was verstehst Du unter Beschaffungsbudget?

  2. Marc Widmann sagt:

    Beschreibung und Leistungsbeschreibung können sicherlich das selbe meinen. Was ich sicherstellen möchte ist, dass nicht nur beschrieben wird was man macht, sondern auch wie. Das "wie" hätte ich eher bei "Beschreibung" / "Vorgehen" gesehen und die Leistungsbeschreibung das "was" fehlte mir. Will keine Wortklauberei machen. Wenn bei Beschreibung sowohl wie und was gemeint ist, dann reicht das völlig aus.

    1. Sehr guter Punkt. Ich hatte unter Beschreibung beides, also Was und Wie, gesehen, das sollten wir oben aber explizit machen.

  3. Ich würde noch ein "Fertig-Kriterium" oder "Abnahme-Kriterium" aufnehmen, d.h. eine klar formulierte Bedingung mit der das "fertig" definiert wird. Beispiel aus der Software Entwicklung. Ein AP ist nicht fertig wenn der Entwickler sagt der Code ist fertig, sondern wenn die Abnahmekriterien erfüllt sind. (z.B. compiliert, Unit Test erfolgreich und Code eingecheckt)

    1. Können wir das vielleicht bei den Ergebnissen einfügen? Oder würdest Du einen eigenen Punkt machen?

  4. unter Ergebnis passt das gut, ich mache oben mal einen Formulierungsvorschlag

  5. Sehr umfängliche Arbeitspaketbeschreibungen sind auch mühevoll in der Befüllung und wirken daher häufig eher abschreckend in der Anwendung. Darüber hinaus macht eventuell eine Differenzierung Sinn, dass das Detailwissen im Verlauf des Projektes zunimmt. Beispielsweise plane ich völlig anders in einer initialen Planungsphase und schneide auch hier die Arbeitspakte viel "grober" wie ich das in einer Umsetzungsphase bei einer Iterations-Planung durchführe.

    Lange Rede kurzer Sinn: Ist eine Abstimmung des Planungsumfanges und damit der Arbeitspaketebeschreibung im Zuge der Projektphase sinnvoll oder nehme ich immer die gleiche "AP Vorlage" und definieren einige "Muss" Felder ?

    1. Ja, den abschreckenden Effekt von zu umfänglichen Formularen kann ich nachvollziehen. Eine Einteilung in Kann- und Muss-Felder wäre daher sicher ein Mehrwert; dann könnte jeder sich seine Beschreibung je nach Projektphase zuschneiden. Idealerweise gelingt uns zu jeder Überschrift oben ein kurzes Statement warum und unter welchen Voraussetzungen wir den jeweiligen Abschnitt als wichtig erachten und wann er eher optional zu sehen ist. Grundsätzlich würden der Vorlage noch ein paar erläuternde Worte sicherlich gut tun.

  6. Marc Widmann sagt:

    Das AP-Dokument wird ja erweitert im Fortgang der Planungsphase wie Du richtig anmerkst. Klar gibt es irgendwann mal ein Status zu dem auch gegengezeichnet wird in manchen Organisationen. "Zuschneiden" würde ich es auf keinen Fall, sondern wenn noch nicht bekannt lediglich offen lassen. Dann ist auch bewusst was noch fehlt bis zur Durchführung. Wenn man ehrlich ist braucht man die o. g. Informationen in einem 5 Mann-Projekt oder in einem Programm mit ein paar hundert Leuten. Nur die eine Organisation speichert es woanders ab (z. B. dann bereits in späteren Planungverlauf z. B. beim Ablauf- und Terminplan. Deshalb bat ich Dich bat noch die beteiligten Ressourcen mit aufzunehmen, da ich persönlich diese normalerweise nicht im AP habe sondern erst im Terminplan. Da arbeite ich persönlich etwas unsauber gemäß Lehre).

    1. Guter Punkt: Zuschneiden war das falsche Wort; es offen lassen finde ich sogar noch besser, weil man dann, wie Du sagst, besser sieht was noch fehlt. Nichtsdestotrotz würde ich oben gerne noch ein paar erklärende Worte je Überschrift schreiben. Im Übrigen verstehe ich Dich gut, die Ressourcen erst im Terminplan zu pflegen: da brauche ich sie ja auch auf jeden Fall um dann die Ressourcenplanung und Optimierung zu machen. Da bin ich genauso unsauber (Zwinkern)

  7. Sollte das Dokument nicht auch eine ChangeHistory bekommen?

  8. Vielen Dank für das Template!

    Das habe ich schon umsetzen können.
    Allerdings bleibt für mich noch eine Frage:

    Unsere Projektdefinitionen weichen in einigen Punkten von der reinen Lehre ab.

    Der PSP wird i.d.R. aus kaufmännischen Grundlagen definiert und bildet maximal die Control Accounts ab; zusätzlich haben wir meist ein Kunden-LV, das wir abbilden müssen, und einen Terminplan, der auf der technischen Struktur des Projektes basiert.
    Insofern haben wir klassischerweise drei oder vier Dokumente, die gemeinsam die Projektdefinition bilden.
    Die Allokation erfolgt dann auf Basis des LV oder schlicht durch die eingespielten Prozesse.

    Für die AP-Definition habe ich mir jetzt das technische Kunden-LV hergenommen, um sicherzustellen, daß mir nichts entgeht.

    Wie verfahrt Ihr mit der Auflistung der Arbeitspakete in der Praxis?

    Wie stellt Ihr sicher, daß nichts verloren geht oder übersehen wird? 

    1. Ich weiß nicht, ob ich das alles verstanden habe. In der Regel arbeite ich in Festpreisprojekten, d.h. dem Kunden gegenüber findet die Rechnungsstellung zu definierten Zeitpunkten in vereinbartem Umfang statt. Intern strukturiere ich mein Projekt, so wie ich es technisch für sinnvoll halte. In der Regel sind diese Arbeitspakete dann auch das worauf intern Arbeitszeiten verbucht werden und dem Controlling unterliegen. Es kann aber sein, dass die technische Arbeitspaketstruktur feiner ist als das Controlling, weil der Overhead zum korrekten bebuchen ansonsten nicht tragbar wäre.

  9. Eigentlich sollte man sich zuerst über den Zweck des Dokuments Gedanken machen.

    Bei setze ich AP-Beschreibungen z.B. als Dokument, in dem der AP-Verantwortliche

    • sein Verständnis der Aufgabe
    • sein geplantes Vorgehen
    • vermutete Risiken

    beschreibt.

    Damit zeigt er, dass er die Aufgabe verstanden hat und er schafft ein Kommunikationsmedium zu AP-Mitarbeitern und zu den Teilprojektleitern.

    Fazit: Zu jedem Zweck wird man andere Felder brauchen. Ich glaube mit etwas mehr Text und DIskussion rund um die AP-Beschreibungen wäre dem Leser geholfen.

     

    1. Sehr guter Einwand Alexander Volland. Wir sollten im Artikel oben genau diese Verwendung (und ggf. weitere) dokumentieren. Könntest Du das für Deine Verwendung des APs oben dokumentieren?

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