Notizen zur Session von Jan Schulz-Hofen, Geschäftsführer von Planio.

Hinweis: Session-Notizen waren nur die jeweils ersten paar Punkte jeder Liste; die weiteren Funktionen, Aspekte und Tools, die jetzt noch gekommen sind/kommen, sind quasi "offline" Nachbereitung vom Camp. Wer's genau wissen will, schaut am besten in die Historie zu dieser Seite...

Was sollte das perfekte PM Tool können?

Funktionen
  • Aufgabenverwaltung + Zeiterfassung integriert
  • Ressourcenmanagement?
  • Rollen und Rechteverwaltung
  • Offline-Verfügbarkeit
  • Schnittstellen zu anderen Tools (Import&Export, Datenaustausch ...)
  • Idealerweise mit integrierter CRM-Lösung für nahtlose Kundenbetreuung, einem fließenden Übergang von Anbahnung zur Projektinitialisierung und -durchführung, sowie effizientes Änderungsmanagement und integrierte Plan-/Isterfassung als Basis für effizientes Controlling und Personalplanung mit rollenbasierte Masken und flexibler Rechteverwaltung mit Rollen für GF,PL,PMO, SWE,QS,Vertrieb etc.
  • Zentrale Verwaltung von Kundendaten, schneller Zugriff auf Informationen und Kontakthistorie zur lückenlosen und transparenten Darstellung der Kundenkommunikation ggf auch Import von Mailverkehr und Korrespondenz sowie Darstellung von vergangenen, aktiven und avisierten Projekten ala sugarCRM und Übersicht mit Umsatzvorschau und Notifications länger nicht mehr kontaktierter Kunden, Anzeige von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen mit Kalendereintrag und Mail-Remindern
  • Terminkalender für nächste Zahlungsfälligkeite bei Festpreisprojekten
  • Bei time & material Erzeugung von Aufwands- und Leistungsnachweisen direkt aus Zeitbuchungen
  • Portfolioauswertungen für strategisches PM (Matrix), Projektvergleiche bzgl. Komplexität und Relevanz/Nutzen
  • Projektübergreifende Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteine
  • Zielgruppenspezifische Cockpits aggregierter Kennzahlen mit hinzuschaltbaren Detailinfos bei (Plan)abweichungen
  • Klassifizierung in Projektgruppen (nach Technologie, Bereich, Fachlichkeit,... oder nach Entwicklungs-, Support, Wartungs-, Betriebsprojekt)
  • Projekt-, Team-, Bereichs- und Unternehmensübergreifende Termine, Kennzahlen und Kosten/Zeiten und Restaufwände
  • Aggregierte Sicht auf bzw. Kennzeichnung von kritischen Projekten
  • Überlastplanung bei Einsatz von Mitarbeitern in parallel laufenden Projekten/Aufgaben
  • Aktueller Projektüberblick mit aktuellem Status, Terminen, Entwicklungen, Aktivitäten, offenen Tasks und nahenden Meilensteinen
  • Projektstrukturplanerstellung und Granulierung in gewünschter Detailtiefe bis hin zu Checklisten und Workflows, ggf führen erste Eckzeitangaben bereits zur automatischen Erstellung eines passenden Zeitplanes
  • Balkendiagramm auf Zeitachse (Gantt) zur Darstellung vom Projektverlauf, Anordnungsbeziehungen und kritischem Pfad grafische Fortschrittsanzeige und Verhältnis zur Baseline bei klassisch geführten Projekten, Burn Down Charts und/oder Cumulative Flow Diagramme bei agil geführten Projekten
  • Ressourcenmanagement zur Vermeidung von Personalkonflikten, Planzuteilung resultierende Kapazität und Ist-Last mit Marker für erreichte Maximalauslastung
  • Kostenplanung bereits grob auf PSP-Ebene und detailliert bis in die Arbeitspakete mit Plan-Ist-Vergleichbarkeit, zentrale Pflege interner und externer Stunden-/Tagessätze für die Rollen/Mitarbeiter und Sachkosten oder Bottom-Up Aufwandserfassung zur Ermittlung des Gesamtbudgets
  • Speicherung von baselines grafischer Vergleich mit Ist für Status und Retrospektiven
  • Meilenstein-Trendanalyse zur Darstellung der Termintreue besonderer Projektereignisse als Projektverlaufsüberblick und als svg- oder png-Datei exportierbar
  • Projekt/Terminkalender zur Erfassung des Rahmens für strukturierte Kommunikation (Kick-Off, Jour Fixe, Statusbespreichungen, Sprintmeetings, Reviews, Lenkungskreis etc) und zur erfassung personalrelevanter Termine Urlaube, Abwesenheiten für Weiterbildung, Kundenpräsentation etc zur Info und realistischeren Einsatzplanung sowie zur Sicherung von Sachressourcen (Besprechungsraum)
  • durch PL/PO, BL/PMO administrierbare tages/wochengenaue Projekt-/Aufgabenpriorisierung in Backlogs
  • Änderungsmanagement für Change/Feature Requests und eingetretene Risiken über projektspez. Ticketsystem, das spontan anfallende Bedarfe erfasst (Berücksichtigung bei Soll-Ist-Vergleich)
  • Aufwandsarme projektbezogene Zeiterfassung mit gleichzeitiger Möglichkeit zur Angabe von Restzeitschätzung und Statuswertänderung, zusätzliche Einzelerfassungs oder Wochen/Monatserfassungsmasken wenn nur wenige Kommentare nötig sind und feste Zeitfenster angefallen sind (Bodyleasing)
  • Zeitbuchung auch für projektexterne Arbeiten ermöglichen zur Dokumentation aller angefallen Leistungen und für realistischere Personalplanung und Auslastungsgrad-Reporting (Kapazitäten abzgl Grundlast, Verteilzeit, U-Tage etc)
  • Projektbezogene Restaufwandsermittlung durch Aufgaben, Teilzielbezogene Schätzungen und Übernahme von Detail-Statuswerten zur Ableitung von Durchschnittlichen Fortschrittswerten in PSP und Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen der zentralen Zielgrößen Kosten, Zeit, Scope (z.B. Konfigurierbare Korridore für Ampelwerte)
  • Notifications per Mail bei prognostizierter Überschreitung des Projektbudgets, Verzug eines Liefertermins oder Due-Date von Arbeitspaketen
  • Adressatengerechte Stakeholderinformationen und Reportings, verschiedene Granularitätsstufen von Informationsdetails für die verschiedenen Rollen (anpassbare Standardberichte für GF, BL, CO, PMO, PL bzw. Erstellung eigener Report-Templates …)
  • Für Remote-Teams Scrumprojektartefakte erstellen und pflegen können (User Stories, Aktivitäten, Akzeptanztests)
  • Priorisierbare Productbacklogs, die die aktuellen Status der jeweilgen Elemente (Epics, Stories, Tasks) abbilden
  • Sprintmanagement mit Teamplanung und Ressourcenprognose anhand der die wichtigsten User Stories direkt zur Auswahl angeboten werden und zur Detailplanung Story Points oder klassische Aufwandsplanung verwenden können
  • Sprintbacklog nach Status sortiert und leichte Statusupdates zur Begleitung von Daily Standup Meetings
  • Scrum-Kalender mit allen relevanten Sprinterminen (Daily Standups, Sprint Planning Meetings, Review Meetings und Retrospektive Meetings)
  • Burndownchart zur grafischen Anzeige bis zum aktuellen Zeitpunkt umgesetzter Anforderungen inkl Trend bzw. Referenzverlauf zur Anzeige der Abweichung von Plan und Ist
  • Zeitbuchung auf die Sprinttask und automatische Aufsummierung um Aufwände für User Story und Gesamtprojekt tagesaktuell zu erhalten und Prognosen für Restzeit zu ermöglichen, Buchung auch über mobile Devices
  • Anforderungsmanagement, dass auch Tickets die automatische Erstellung von User Stories erlaubt unter Beibehaltung der Verknüpfung für Claim Management und zum Nachvollziehen der Historie
  • Kapazitätsauslastungsgrad anhand geplanter Projekteinsätze, Vertragsstatus, vereinbarte Verfügbarkeiten, Urlaube, Abwesenheiten mit Auslastungsanalyse und grafischer Darstellung von Überlastungen für gewählten Betrachtungszeitraum und Granularität (von Einzelmitarbeiter bis Abteilung/Bereich)
  • Zentrale MA-Daten um auch Urlaubsmanagement, Resturlaub, Freizeitausgleich in den bereichs- und projektspez. Kalendern und Planungen zu berücksichtigen (Anträge, Genehmigung, Infomails, Stellvertreterregelung)
  • Dezentrale Skillverwaltung die gezielte Suchen nach Qualifikationen, Zertifikaten, Technologien bei Projektananbahnung und Teamfindung unterstützt 
  • On-the-fly Ermittlung aktueller Plan/Ist-Kennzahlen (Leistung,Kosten,Zeit) inkl Abweichungsanalysen und Trends granuliert auf Einzelprojekt und Projekte des Bereich
  • GANTT: Unterstützen aller Aufgaben/Milestone-Relationen/Abhängigkeiten (Gleichzeitiger Beginn, gleichzeitiges Ende mehrerer Aufgaben)
  • GANTT: Unterstützen mehrer Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Aspekte
  • Datenschutz
  • Datensicherheit (Verschlüsselung, ...)
  • Nachvollziehbarkeit (rechitlich?)
In der Session genannte Tools
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9 Comments

  1. Hier noch gleich der Link zur PM-Software-Übersicht auf openPM: Software

    Und es gibt auch schon eine Sammlung von Anfordeurngen.

  2. Danke für'n Link zu iPROT (wink)

  3. Ich war selber nicht in der Session, habe aber mitbekommen, dass besonders ein Tool für Ressourcenplanung im PM gesucht wird. Es gibt das Produkt Theasoft (Dispo), was zwar für Theater produziert wird, beim Nachdenken sind mir aber einige Parallelen zu Ressourcenplanung im PM aufgefallen:

    • wie in einem Projekt besteht die Produktion eines Stückes im Theater aus einem festen Team
    • jeder im Team hat eine feste Rolle (Darsteller, Techniker, Souffleuse etc. analog zu PM, Designer usw.), die man ihm generell im System und im besonderen für die Produktion zuweisen kann
    • das Team kann man in Produktionen (= Projekten) zusammen fassen
    • wird jemand im Team krank, und will man nicht, dass die Veranstaltung komplett ausfällt (= finanzieller Ausfall aus Ticketverkäufen), muss man umdisponieren, man fragt das System also nach anderen verfügbaren Teams ab
    • die Software gibt Warnungen heraus, wenn Personen, verfügbare Räume für den gleichen Zeitraum doppelt gebucht werden
    • Nachteil: Zeiterfassung ist beim Theater egal, weil während einer Spielzeit (ca. 10-11 Monate) niemand regulären Urlaub nehmen darf, das Wort "Überstunden" gibt es im Theaterbetrieb nicht

    Das nur als kleiner Exkurs, Infos über Theasoft gibt's hier: http://www.theasoft.de/de/ueber-uns/unser-system/

  4. Wow, danke an Christian Peters für den umfangreichen Anforderungskatalog (wink)

  5. Aber Vorsicht, Jan: "Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde." [H. Ford]

  6. Hallo,

    ich habe heute ein sehr interessantes Video gefunden und es direkt hochgeladen auf YouTube.

     

    Ich finde dieses Video zeigt in einer sehr beeindrukenden Art und Weise wie man Komplexität bewältigen kann.

    Vllt. hilft das bei der Frage was ein PM Tool können sollte?

    Aus meiner Sicht geht es nicht um Features, die ein PM Tool haben sollte sondern viel mehr um die Möglichkeiten mit dem Tool Features zu erzeugen und selbst zu definieren. Daher wäre es vllt. sinnvoll wie beim LEGO sich auf allgemeine Bausteine zu einigen? (smile)

     

     

     

    1. Hi Francisc, für diesen Anspruch (Basistool mit zahlreichen Ausgestaltungsoptionen) gibt es bereits eine Lösung, die in Ermangelung "perfekter" Alternativen so verbreiteten Einsatz findet, dass sich schon PM-Berufsbezeichnungen ändern, z.B. Chief Excel Officer (geprägt durch @marcusraitner). Und auch wenn ich mir damit maßgerechte Lösungen anfertigen kann, ist im Sinne einer reife(re)n Projektkultur mit Multiprojektmanagement und Co. schnell ein Punkt erreicht, der solche adhoc-Tools nicht als das non-plus-ultra erscheinen lässt.

  7. Hallo Christian,

     

    wenn ich das richtig verstanden habe, sind die Probleme, die Du beschreibst:

    • Projektkultur
    • Multiprojektmanagement

    doch viel eher Problemfelder, die mit der Software nur am Rande  zu tun haben.

    Ich verstehe Software eher als ein Hilfsmittel, nicht als "DIE LÖSUNG".

    Denn eine Lösung kann durch Software unterstützt werden aber nicht völlig geleistet werden.

    Des Weiteren ist doch meistens das Know-How/Skillset der Beteiligten eher das Problem und nicht die Software.

    Natürlich kann man Workflows,Regelwerke ... etc. in eine Software packen, aber dann wird nicht die Software von den Menschen sondern die Menschen von der Software kontrolliert. Das ist aus meiner Sicht der völlig falsche Weg.

    Daher sehe ich den erwähnten Punkt: .... ist im Sinne einer reife(re)n Projektkultur mit Multiprojektmanagement und Co. schnell ein Punkt erreicht, der solche adhoc-Tools nicht als das non-plus-ultra erscheinen lässt ... nicht.

    Ich bin der Überzeugung wenn man die Anforderungen an einer PM-Software generisch genug hält und damit lernt umzugehnen, ist das eine große Hilfe und kann den PM-Prozess ob mit oder ohne Multiprojekt&Co sehr sehr gut unterstützen. Aber auch da ist wieder mal die Fähigkeit der Menschen gefragt diese generischen Anforderungen zu erstellen.

    Daher sehe ich aus meiner  Perspektive, nicht den Bedarf an einer besseren Software sondern viel mehr den Bedarf an einer bessern Ausbildung und finde solche Konzepte wie eine Lernkarte sehr interessant.  (smile)

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