Actual Costs (AC)

Die Actual Costs, oder auf Deutsch die Aktuellen Kosten, sind der Verbrauch der Mittel. Also das Geld was bis zum Abschluss der laufenden Berichtsperiode verbraucht wurde. Soweit, so einfach!

Nun aber die Crux, die an sich keine ist. Denn die AC werden, wie alles in Währung, also meist bei uns in Europa in Euro benannt. Nicht in Personentagen (PT)! Auch wenn die PT natürlich in Arbeitspaketen mit reinem personellem Aufwand in PT erhoben/berichtet werden. Danach müssen diese allerdings in Euro umgerechnet werden. Das heißt also, dass zu jedem Mitarbeiter im Projekt sein Stunden- oder Tagessatz hinterlegt sein muss. Und zwar der Satz, der dem Projekt in Rechnung gestellt wird. Dabei ist es egal, wie hoch der Tagessatz z.B. bei externen Mitarbeitern ist. Entscheidend ist der Betrag, der auf der „Rechnung“ steht, sei es nun eine externe Rechnung oder ein interner Verrechnungssatz.

Bei Materialkosten ist dies einfach, denn diese Rechnungen kommen ja eh in Euro.

Kosten in diesem Fall sind also alle Kosten, für die das Projekt aufkommen muss. Eben genauso wie die Posten, die im Plan abgelegt werden.

Nun ist es enorm wichtig, dass die AC so aktuell wie möglich sind. Oft werden in Firmen Zeiterfassungen genutzt und oftmals werden deren Werte genutzt. Und die Erfassungen aus diesen Systemen werden im Controlling verwendet. Das ist aber nicht ausreichend. Denn oftmals werden die Arbeitszeiten auf das Projekt im Ganzen erfasst. Was aber wichtig ist, um aus dem Controlling aussagefähige Werte zu bekommen, ist dass auf die untersten Elemente der WBS, also die Arbeitpakete gebucht werden. Auch ist der Rhythmus, in dem dem Projekt die Zahlen zur Verfügung gestellt werden, zu lange sind, und die Auswertungsläufe der Zeiterfassungen nochmals zuviel Zeit in Anspruch nimmt. Man bekommt also die Zahlen und die geben dann die Informationen über den Zustand vor 4 oder 6 Wochen. Das ist also nicht akzeptabel.

Man muss sich die Mühe machen, diese Zahlen selber zu erheben. Wenn man Glück hat, kann man ein Tool verwenden, in dem der Aufwand pro AP erfasst werden kann. Dann muss man die Mitarbeiter nur motivieren dies idealerweise taggleich zu machen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte man je nach Kritikalität und Umfang des Projekts von täglich bis wöchentlich einmal zu machen.

Was muss man vom Mitarbeiter wissen?

  1. Welches AP?
  2. Wieviel Stunden wurden darauf gearbeitet?

Mehr braucht es nicht.

Twittern

Dieser Inhalt von openPM steht unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 3.0) und kann frei verwendet werden unter Namensnennung durch Link auf http://openpm.info. Unpassende Inhalte, insbesondere Verstöße gegen Urheberrechte, bitte via info@openpm.info melden. Weitere Informationen unter Nutzungsbedingungen