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Einführung in das Projektmanagement

Was ist ein Projekt - und was ist keins?

Allgemein und verbindlich zu definieren, was ein Projekt ist und was keins, ist nicht trivial, der Versuch einer sauberen Begriffsklärung ist aber unverzichtbar! Projekte finden nicht freischwebend oder im „luftleeren Raum“ statt, sondern immer in Unternehmen und Institutionen. Alle Unternehmen und Institutionen - gleich ob eine eher „dynamisch-bewegliche“, junge IT-Firma oder eine eher „starre“, etablierte Finanz-Behörde - benötigen eine angemessene und zweckdienliche Organisation mit spezialisierten Rollen und Zuständigkeiten, (vorgesetzten) Chefs und (untergebenen) Mitarbeitern, Projektleitern und Projektteams, mit einer Machtverteilung und funktionierenden Kommunikationsstrukturen. Eine eigene Seite für die Begriffsdefinition: Projekt gibt es hier.

Was macht Organisationen aus, wie funktionieren sie?

"Der evolutionäre Gewinn der Organisationsbildung besteht darin, dass hochkomplexe Prozess realisiert und Funktionen erfüllt werden, die das Handlungsvermögen von Individuen (bei Weitem) übersteigen.“ Alle großen Unternehmen, Behörden und Verwaltungen sind mehr oder weniger „tayloristisch“ aufgebaut, etwas vereinfacht dargestellt, sieht das etwa so aus: 

  1. Es gibt eine klare Hierarchie, die sich im Organigramm widerspiegelt,
  2. Es gibt klare Strukturen und arbeitteilige Handlungsmuster mit klaren Rollen (Stellenbeschreibungen) für die Mitarbeiter,
  3. "Die „formale“ Position bestimmt Zuständigkeit und Macht, unabhängig von der Person des Stelleninhabers". Das gesamte Personal ist prinzipiell austauschbar.
  4. Die Kommunikationswege sind primär von „Oben“ nach „Unten“ und (auch) von „Unten“ nach „Oben“ ausgerichtet, „Quer“-Kommunikation - wie in Projekten erforderlich - ist eher unerwünscht. "Diese hierarchische Kommunikation steuert bzw. ersetzt den Kommunikationsprozess. Wo es darum geht, schnelle Entscheidungen zu treffen, gibt es keine bessere Möglichkeit, als einem das Kommando zu übertragen und ihm zu folgen".
  5. "Die hierarchische Organisation löst das Problem der Unsicherheit auf elegante Weise, sie entscheidet sich in der Gegenwart für eine vermutete Zukunft. Wird eine Entscheidung von oben kommuniziert, dient sie den Mitgliedern der Organisation als Grundlage für die eigenen Entscheidungen, danach verhalten die Mitglieder sich so, als ob die Zukunft sicher wäre".
  6. Konflikte werden durch die Hierarchie, d.h. die Vorgesetzten/Chefs gelöst, "sie sorgen für die Handlungsfähigkeit der Organisation".

Sinngemäß zusammengestellt und teilweise wörtlich zitiert ("kursiver Text") nach: Fritz B. Simon, „Einführung in die systemische Organisationstheorie“, Carl Auer Verlag, 3. Auflage, 2011

... und wozu braucht es Projekte und Projektmanagement?

Wenn es um neuartige Aufgaben, Vorgänge außerhalb der bewährten und vereinbarten Prozesse oder gar (grundlegende) Veränderungen geht, dann tun sich große, hierarchische Organisationen oft sehr schwer. Hier kommen Projekte ins Spiel, Projektorganisation und Projektteams sollen und können als kleine, bewegliche „Organisationseinheiten auf Zeit“ innerhalb der großen, starren Organisation bessere Ergebnisse erzielen. Sie könnten beschrieben werden als „Guerilla-Strukturen“ in der „feindlichen“ Linienorganisation, „punktuelles Chaos“ in der starren Organisation oder „hierarchiefreie“ Räume in der klassischen Hierarchie. In Projekten ist vieles anders (oder sollte es sein), es gibt:

  1. Keine vorgegebene Arbeitsteilung und keine festen Rollen,
  2. Keine Hierarchie sondern Arbeiten auf Augenhöhe,
  3. Keine von „Oben“ gesteuerte Kommunikation, sondern offene Kommunikation innerhalb des Projektteams und nach Außen, außerdem keine fertigen Regeln,
  4. Viele Konflikte, aber keine Hierarchie, die Konflikte löst oder verhindert,
  5. Keine Unsicherheitsabsorption, aber meist viele Risiken.
Das Problem daran ist, dass die Projekte in die Organisation/Linie/Hierarchie „eingebettet“ und von ihr abhängig sind, die Projektteams sich selbst natürlich auch organisieren müssen, mit dem Risiko, die angestrebt höhere Flexibilität und Beweglichkeit dadurch wieder einzuschränken oder gar zu verlieren. Insbesondere die von den verschiedenen Projektmanagement-Organisationen (IPMA; GPM, p-m-a, SCRUM, usw.) vorgeschlagenen bzw. geforderten standardisierten Projektmanagement-Methoden und -Prozesse können sowohl hilfreich als auch hinderlich für den Projekterfolg sein. Einerseits geben sie den Projekten sinnvolle Strukturen, andererseits können Projekte durch „Über-Organisation“ oder übergenaues Einhalten der „richtigen“ Projektprozesse wieder erstarren und genau das war nicht die Absicht.  

Das sind keine Projekte

  • Alle eingeführten, permanenten Prozesse und Vorgänge, alle Routineaufgaben aus der Linie sind keine Projekte.
  • Alle Prozesse, Vorgänge und Aufgaben, die ein einzelner Mitarbeiter allein bearbeiten bzw. ausführen kann, sind (in der Regel) keine Projekte, dazu gehören auch Sonderaufgaben für einzelne Mitarbeiter.

Das sind Projekte

Besondere Aufgaben mit einer gewissen Einmaligkeit, meist mit einem erhöhtem Risiko und besonderer Bedeutung für das Unternehmen. Häufig sind diese Aufgaben bereichsüberschreitend, d.h. es sind mehrere Abteilungen, Bereiche, oft sogar verschiedene Unternehmen beteiligt. Es geht darum: die vereinbarten/angestrebten Ziele...

  • In der geplanten oder vorgegebenen Zeit
  • Im vorgesehen Kostenrahmen
  • Mit den verfügbaren Ressourcen
  • In methodischen Schritten entsprechend passender Vorgehensmodelle
  • Mit den beteiligten Mitarbeitern, Abteilungen, Firmen möglichst vollständig und gut zu erreichen.

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6 Kommentare

  1. Guten Tag

    Ich habe einen Abschluß als Maschinenbauingenieur (Konstrukteur) und möchte nun nach längerer  Selbständigkeit wieder in das Berufsleben zurück. Auf der Suche nach Perspektiven und Möglichkeiten fand ich den Bereich des Projektmanagements für mich geeignet.
    Daher habe ich seit einiger Zeit mit einem Selbststudium begonnen, um mich für ein Fernstudium fit zu machen. Doch je tiefer ich eintauche, desto größer wird die Frage : "Welchen Abschuß brauche ich?" Genügt ein IHK Abschuß?
    Ich habe die Debatte zur CPRE Zertifizierung gelesen und auch dort gesehen wie kontrovers dieses Thema diskutiert wurde.

    Für ein paar Informationen wäre ich sehr Dankbar

    freundlichst
    Bernd Roßmüller

     

    1. So pauschal kann sicherlich keine Empfehlung für den »richtigen« Abschluss gegeben werden, es darf sogar angezweifelt werden, ob ein Zertifikat überhaupt sinnvoll ist. Eine solide Grundlagenausbildung finde ich nach wie vor eine gute Basis zum Einstieg ins Projektmanagement. Damit kennt man dann wenigstens das Handwerkszeug des Projektmanagement. Zum Projektmanager wird man dadurch zwar noch lange nicht, denn dazu braucht es auf jeden Fall noch Führungskompetenz und Erfahrung. Insofern halte ich persönlich immer noch die IPMA Level D Ausbildung für eine gute Grundlage. PMI oder PRINCE2 sind sicherlich auch ok, aber mir liegt die Sichtweise der IPMA mehr.

      1. Sehr geehrter Herr Raitner

        Vielen Dank für diese Antwort!
        In Vorbereitung Nutze ich jetzt bereits die Methoden und Tools, die ich hier, bzw in der Fachliteratur gelernt habe. Stehe Also an dem Punkt: von der Idee zum Projekt. Erarbeite mir sozusagen ein Pflichtenheft und ein Zielkreuz. Dies sind zwar weitestgehend Vorgehensweisen, die ich schon immer angewendet habe, doch hier bekomme ich eine bessere Struktur und bekomme einen guten überblich über das "magische Dreieck". Für mich steht in diesem "Projekt" die Qualität an oberster Stelle. Ein "zu niedrige" Qualifikation wäre falsch investierte Zeit und Kosten. Daher hab ich schon mal angefangen meine Fühler dahingehend auszustrecken.

        1. Also angesichts deines Abschlusses musst du niemanden mehr beweisen, dass du einen Berufsabschluss schaffst, sondern lediglich eine "Duftnote" Richtung PM setzen. Sofern du das nicht über eine Projekthistorie kannst, würde ich tendenziell eine Zertifizierung bei GPM oder PMI vorschlagen, es sei denn du willst eine agile-Reputation, die gibt es zwar mittlerweile auch beim PMI, aber in der agilen Welt ist PMI als klassisch verrucht...

        2. Hallo Bernd (mit Verweis auf die Netiquette erlaube ich mir das auf openPM übliche Du (Lächeln)), dann würde ich definitiv in Richtung IMPA Level D gehen (PMI und PRINCE2 mögen auch gut sein, aber da fehlt mir persönlich der Einblick.)

  2. Hallo Marcus, Danke für diese freundliche Aufnahme in eure Runde.

    Hallo Bernhard, Das mit dem Nachweis ist immer so eine Sache. Ich habe die letzten 15 Jahre als Künstler gearbeitet. Da wird vielerorts die Leistungsfähigkeit in Frage gestellt. Nach ca einem Jahr vergeblichen Bemühens bin ich zu dem Schluß gekommen, dass ich einen aktuellen Leistungsnachweis benötige und eine Qualifizierung ist dabei nicht der schlechteste mögliche Weg. Aber wenn, dann sinnvoll halt.

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