Ich glaube ziemlich jeder hat schon mindestens einmal den Überblick über seine anstehenden Aufgaben verloren. Und so gibt es eine Menge Tools, Methoden etc., um sich aus der Misere wieder zu befreien. Wenn man durchgehend mit vielen Aufgaben konfrontiert ist, wird man gerne seine Selbstorganisation über Software lösen, die sich zwischen Rechner und Smartphone synchronisiert. Um Ordnung in einem Projekt zu schaffen, bietet sich eine Aufgabenliste an. Über die Wichtigkeit täglicher Aufgabenplanung habe ich bereits in meinem Blog gepostet: 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen. Folgendes Excel-Sheet bringt aus meiner Sicht die wichtigsten Aspekte zusammen, um seine Arbeit zu organisieren:

Folgende Daten können erfasst werden:

  1. Kategorien, um Ihre Aufgaben zu strukturieren
  2. Priorität
  3. Wichtigkeit nach Eisenhowers ABC-Quadranten
  4. Dringlichkeit, ebenfalls nach Eisenhower
  5. Beschreibung der Aufgabe
  6. Status
  7. Delegationslevel
  8. Wiedervorlagedatum
  9. Abgabetermin
  10. Dauer

Durch Ausblenden von Spalten kann man sich schnell seine eigene Liste zusammenbauen. Um jetzt noch Eisenhowers ABC-Quadranten kurz zu erläutern:

Aus der Einordnung der Aufgaben in die Quadranten fallen Randbedingungen für deren Umsetzung heraus:

  1. A – sofort erledigen
  2. B – planen, terminieren
  3. C – reduzieren, eliminieren, delegieren
  4. D – Bodensatz
  5. x – Papierkorb

Das Ganze ist ein Klassiker und stammt wie viele Aspekte des Projektmanagements aus dem Bereich des Militärs. Wenn Sie möchten, können Sie mit dem Template auch gleich eine Zeitinventur durchführen, um Ihrer Arbeitsweise analysieren zu können:

Hier einige Hinweise für die Nutzung des Templates.

Quellen

Die Excel-Vorlage gibt es im Blog Unlocking Potential (Leider existiert das Blog von Andreas nicht mehr, daher gehen alle Links auf ein Webarchive):

Weitere Artikel

Autoren